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Ici on parle de facturation pour les entreprises...

note de credit et avoir sur factureA l’occasion d’une erreur de facturation, il est parfois nécessaire de faire un avoir pour vos clients. Il est important de bien comprendre le fonctionnement d’une facture d’avoir et sa place dans la comptabilité de votre entreprise. ClicFacture vous explique comment faire un avoir. Vous trouverez également dans cet article un modèle d’avoir à télécharger au format Excel.


Avoir définition : note de crédit ou avoir comptable ?

En fait il s’agit de deux termes pour désigner la même opération. L’expression note de crédit est plus couramment utilisée en Belgique et en Suisse, un avoir sur facture en France.

Pourquoi faire un avoir ?

La première idée à retenir, c’est qu’un avoir est une facture d’annulation. Faire une facture d’avoir, c’est en fait annuler une part de chiffre d’affaires réalisé à l’occasion d’une précédente facture.  Il est important de bien établir vos avoirs pour ne pas déclarer et payer des impôts sur un chiffre d’affaires qui n’aura finalement pas généré de paiement, donc de trésorerie pour votre entreprise.

logiciel de facturation

Quand doit-on faire un avoir ?

On établit un avoir pour rectifier ou annuler une situation suite à une facturation. Les occasions susceptibles de générer un avoir comptable sont multiples :

Avoir commercial

On peut faire un avoir commercial pour résoudre un litige suite à un problème de livraison d’un service ou d’un bien. Il peut s’agir par exemple d’un retard de livraison ou bien de la qualité du produit et/ou de la prestation jugée insuffisante. La marchandise a pourtant bien été livrée et facturée, mais vous jugez qu’à titre commercial, il est normal de diminuer le prix a posteriori pour garder de bonnes relations avec votre client. Vous établirez alors un avoir partiel du montant de votre facture soit d’un montant défini, soit en pourcentage du montant déjà facturé.

Exemple d’avoir commercial
Votre article a été livré avec 15 jours de retard, votre client est furieux. Vous décidez de lui accorder une remise de 10% à titre commercial. La facture à déjà été transmise pour un montant de 1 000 € HT (1 200 € TTC). Vous allez devoir rédiger un avoir de 10% du montant de la facture, auquel il faut appliquer la TVA. Le montant de l’avoir sera de 100 € HT (120 € TTC). Il faut donc considérer que votre montant de TVA déclarée sera de 180 € (200 – 20). Votre chiffre d’affaires sera lui de 900 € (1 000 – 100). Dans l’idéal, il faut préciser, dans l’avoir, le numéro de facture correspondant. Votre client déduira le montant de l’avoir de son futur paiement. S’il a déjà payé la facture, vous devrez établir un chèque de remboursement du montant de l’avoir ttc, ou déduire le montant sur une prochaine facture.
exemple d'avoir Modèle d’avoir partiel sur facture

Avoir suite à un retour de marchandise

Il peut arriver qu’un client vous retourne la marchandise livrée parce qu’elle ne correspond pas à ses attentes, ou qu’une prestation soit annulée tout simplement. Si la facture a déjà été établie il faudra réaliser un avoir total de la facture.

Exemple d’avoir suite à un retour de marchandise 
Votre marchandise a été livrée. votre client se rend compte que ce n’est pas le produit qu’il souhaitait. Vous acceptez de reprendre l’article. La facture a déjà été transmise pour un montant de 1 000 € HT (1 200 € TTC). Vous établissez un avoir total de la facture. Le montant de l’avoir sera de 1000 € HT (1 200 € TTC). Il faut donc considérer que votre montant de TVA déclarée sera de 0 €. Votre chiffre d’affaires sera de 0 € (1 000 €  – 1 000 €).
Pour simplifier la gestion de votre client, il est préférable d’indiquer dans l’avoir le numéro de la facture annulée. S’il a déjà payé la facture, vous devrez établir un chèque de remboursement de l’avoir, ou déduire le montant sur une prochaine facture.
Modele-avoir-note-de-credit

Modèle d’avoir total sur une facture

Avoir suite à une erreur

En fin de mois il peut arriver que l’on facture vite, parfois un peu trop vite. Les risques d’erreurs sont multiples. Dans tous les cas, il faut choisir entre annuler totalement, ou partiellement, la facture concernée.

Quelques exemples des erreurs les plus souvent rencontrées : 

  • Facturation du mauvais client : j’ai facturé l’entreprise X alors qu’il fallait facturer Y ! Il faut alors procéder à un avoir total de X et refacturer Y.
  • Erreur sur les prix facturés : Si l’erreur est en défaveur du client, il faut faire un avoir partiel de la facture. Si l’erreur en votre défaveur, il faudra faire une facture complémentaire.
  • Erreur sur le contenu de la facture : il faut alors refaire la facture avec le bon contenu et annuler totalement la première facture par un avoir total.
  • Erreur de double facturation : j’ai facturé deux fois le client X pour la même prestation/livraison. Il suffit simplement de supprimer la dernière facture en trop en réalisant un avoir total de celle-ci. Votre client continuera à devoir la première facture établie.

Numérotation d’un avoir comptable (ou note de crédit)

Il n’existe pas de loi précise sur le sujet. Reste qu’un avoir est une facture. Il faut donc bien veiller à respecter les règles de numérotations relatives aux factures : Tout savoir sur la numération des factures

Il est possible de choisir entre :

Une numérotation des avoirs commune avec vos factures

La numérotation de vos avoirs et de vos factures utilise le même compteur de facturation. Il sera donc possible d’avoir :

  • une facture 1, puis 2, un avoir 3 et enfin une facture 4

Une numérotation des avoirs séparée des factures

Il est également admis de pouvoir utiliser un compteur d’avoir à part des factures. Ce fonctionnement est souvent préféré,
puisqu’il ne génère pas de trou dans la numérotation des factures.

Comment faire un avoir comptable ?

Nous l’avons évoqué, un avoir est une facture d’annulation. Il convient de reprendre les informations classiques d’une facture avec quelques ajustements :

  • indiquer le terme Avoir en début de document
  • indiquer le numéro de facture auquel se réfère l’avoir : c’est plus pratique pour le client !
  • indiquer le montant de l’avoir HT et TTC avec la TVA relative aux prestations/produits vendus
  • il n’est pas nécessaire d’indiquer le net à payer et les conditions de paiement de votre client, puisqu’il ne s’agit pas d’une facture à régler.
  • il est possible d’indiquer les modalités de compensation de l’avoir : Remboursement par chèque n°XXXX, ou avoir à déduire sur la facture n°XXX, ou avoir à valoir sur une prochaine facture…

En savoir plus :
https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23208

Exemple d’avoir à télécharger au format Excel

Si vous êtes une petite structure, il est probable que l’utilisation d’un formulaire excel, comme pour vos factures, puisse suffire. Attention à bien numéroter et stocker vos fichiers de façon ordonnée pour ne pas vous perdre dans votre gestion commerciale.

avoir comptabilite

Modele d’avoir
exemple d’avoir gratuit à télécharger
ClicFacture

 

Pourquoi utiliser une gestion commerciale pour faire ses avoirs ?

Suivre des avoirs peut devenir un travail fastidieux et source d’erreur. Outre la numérotation à bien respecter, il faut relier les factures avec les avoir clients, et en parallèle, suivre les règlements de ses clients. Un logiciel de facturation, vous permettra :

  • de suivre la numérotation de vos avoirs clients
  • de faire un avoir automatiquement à partir d’une facture, sans devoir ressaisir l’adresse du client
  • de reporter automatiquement le numéro de facture sur l’avoir concerné
  • de mettre à jour le solde de l’encours de vos clients
  • d’exporter des écritures comptables pour votre expert comptable
  • Tutoriel pour réaliser un avoir dans ClicFacture 

Le gain de temps est important .
En plus de bien gérer vos avoirs, vous pourrez suivre vos factures, devis, règlements…en quelques clics.