Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

faire un avoir-comptabiliteIl peut arriver que l’on se trompe dans une facture. Il peut s’agir d’un montant erroné, d’un retour de marchandise, d’un article facturé en trop, d’un client confondu avec un autre, ou bien d’un geste commercial pour résoudre un litige.
Dans tous les cas, il faut être vigilant et ne pas se tromper à nouveau pour rectifier l’anomalie. Ce tutoriel vous explique comment établir un avoir en quelques clics de souris dans ClicFacture !

Plan de l’article
Avoir ou suppression ?
Faire un avoir
Remboursement d’un avoir
Avoirs et chiffre d’affaires
Suivi des règlements et avoirs

Faire un avoir ou supprimer une facture ?

La législation en matière de facturation est très stricte : interdiction d’avoir un trou dans la numérotation des factures. Il n’est donc pas possible de supprimer une facture qui est suivie d’un autre numéro de facture. Il faut faire un avoir pour corriger l’erreur.

L’exception de la dernière facture dans ClicFacture

Tout le monde a le droit de se tromper.
Il est donc permis dans ClicFacture de supprimer  la dernière facture réalisée à  condition :

  • qu’elle ne soit pas déjà transmise à un client,
  • qu’un règlement n’a pas été versé pour cette facture,
  • qu’aucune autre facture n’a été établie entre temps.

Faire un avoir dans ClicFacture

Un avoir est aussi une facture. Il diminue votre chiffre d’affaires. Concrètement si vous avez émis une facture de 100 € et que vous établissez un avoir du même montant de 100 €, l’opération sera blanche au sens de votre chiffe d’affaires. Pourtant les deux opérations auront bien  été comptabilisées. Il est important de préciser que vous devez transmettre à votre comptable toutes vos factures et tous vos avoirs  en fin de période, sans quoi les annulations de factures ne seront pas prises en considération.

Il faut sélectionner et afficher la facture en question et ensuite choisir la fonction  “Créer un  avoir”  dans l’onglet Action de la console :

Vous pourrez alors choisir entre deux possibilités :

  • Établir un avoir reprenant le contenu de la facture pour réaliser un avoir complet pour une annulation de la facture, ou avoir partiel en éliminant les articles qui ne feront pas l’objet d’une annulation par un avoir. Ce qui reste dans l’avoir sera donc annulé au sens comptable.
  • Établir un avoir libre qui sera lié à la facture mais dont le contenu et le montant seront librement rédigés par vos soins. Il peut s’agir d’un article du type : Avoir commercial avec une quantité de 1 et le montant que vous souhaiterez annuler.

ClicFacture renseigne automatiquement le numéro de facture d’origine :

avoir-financier

Il est possible de masquer cette information en choisissant le bouton Option lorsque votre avoir est encore ouvert.
Vous pouvez alors cocher Masquer le document d’origine.

Remboursement d’un avoir

Lorsque vous fermez et enregistrer votre avoir, une boite de dialogue de Remboursement d’avoir peut s’ouvrir si la facture concernée avait déjà fait l’objet d’un paiement enregistré. ClicFacture permettra alors de créer un décaissement pour équilibrer le compte du client au sens de la balance de trésorerie de celui-ci.

Il est aussi possible de créer un opération de décaissement (remboursement) à partir de l’Encours du client (Menu Règlement/Encours client). Un bouton CRÉER UN DÉCAISSEMENT est disponible. Il faut au préalable avoir coché la ligne d’avoir qui va permettre d’organiser le remboursement.

Impact sur le chiffre d’affaires

Le montant de l’avoir viendra diminuer votre chiffre d’affaires.
Le tableau de bord de suivi du chiffre d’affaires prend en compte les avoirs réalisés sur une période.

Exemple : j’établis une facture de 1 500 € sur janvier et je dois faire un avoir de 500 € le même mois. Mon chiffre d’affaires sur cette période est de 1 000 €.

Le chiffre d’affaire d’une période est la différence la sommes des factures et la somme des avoir durant la période.

Impact sur le suivi des règlements

Le montant de l’avoir est automatiquement lié à la facture lors de la création en automatique avec pour conséquence :

  • la diminution du restant de la facture à hauteur du montant de l’avoir
  • le verrouillage de la facture