Lettre de relance pour facture impayée : modèle à télécharger

La lettre de relance est un moyen efficace pour rappeler à un client qu’une facture n’a pas été réglée. Les impayés de factures sont bien souvent à l’origine de problèmes de trésorerie pour les petites entreprises. Votre logiciel de facturation ClicFacture vous livre quelques conseils pour bien organiser le suivi de vos règlements et vos courriers de relance d’impayés. Vous trouverez un exemple de modèle de lettre de relance Word à télécharger gratuitement en fin d’article.

Sommaire de l’article
Lettre de relance : quand et pourquoi ? 
6 conseils de rédaction pour vos relances
Relance client automatique avec ClicFacture
Modèle de lettre de relance à télécharger
Que faire si votre client ne paie toujours pas ?

Il n’est pas toujours plaisant de devoir relancer un client pour une facture impayée ! 
Nous préférons généralement entretenir des relations amicales et cordiales avec notre clientèle. Bien souvent la négligence et l’oubli sont à l’origine des retards de paiement. Ceci étant, votre entreprise n’est pas là pour se substituer à une banque et faire l’avance de trésorerie. Savoir rappeler de façon courtoise mais ferme qu’une facture est due ne sera jamais perçu comme une offense par vos clients. Dans le pire des cas elle vous permettra d’identifier un litige. Vous pourrez alors réagir et anticiper le risque dans les meilleurs délais.

La lettre de relance ne doit pas être le seul moyen d’action pour relancer les mauvais payeurs.
L’idéal est d’alterner entre un appel téléphonique (éventuellement un SMS pour des particuliers), avec un courrier ou un mail de relance plus solennel. Il faut être organisé et méthodique en notant le résumé des échanges que l’on a avec ses clients. Sans cela, le risque est de ne plus savoir où l’on en est et de provoquer le mécontentement de vos clients.

Ce qu’il ne faut jamais oublier dans une lettre de relance de facture impayée :

1. La courtoisie : on peut être ferme mais toujours avec politesse et sans polémique.

2. La date de relance facture : votre courrier ou votre mail de relance doit absolument l’indiquer. Votre client pourra difficilement se défausser dans la suite de vos échanges, surtout si le litige de paiement évolue vers un contentieux.

3. L’objet de la relance d’impayé : les numéros, dates et montant restants dus de chacune des factures doivent clairement être rappelés. On est là pour aider les clients qui ont du mal avec leur suivi administratif. Plus on les aide, plus ils paieront rapidement.

4. La suite prévue en cas de non paiement : relancer une créance c’est bien, mais expliquer la suite c’est mieux. Si une pénalité de retard ou bien une procédure de recouvrement risque d’être envisagée, il faut le signaler. Il faut bien sûr manier cette arme pour une deuxième relance client par exemple.

5. Toujours joindre les duplicatas des factures concernées. Le client peut les avoir perdues. Avec une copie il ne pourra nier les avoirs reçues.

6. L’envoi en recommandé : s’il s’agit d’une deuxième relance, l’envoi en recommandé d’une lettre de rappel de paiement a psychologiquement plus d’impact. En cas de procédure juridique, c’est aussi un argument de preuve de la mauvaise foi de votre client si il n’a pas pris le soin de vous répondre par recommandé aussi.

Rédiger et suivre une relance facture nécessite beaucoup de temps et d’organisation. Si vos impayés se multiplient, pourquoi ne pas suivre votre facturation dans un logiciel de facturation professionnel tel que ClicFacture ? Vous pourrez facilement établir vos devis et factures, et surtout suivre les règlements de vos clients en temps réel au travers d’un échéancier facile à suivre :

Vous pourrez rapidement décider quel niveau de lettre de relance appliquer entre deux courriers types qui reprennent automatiquement : l’adresse du client avec la date du jour. les numéros, dates et montants dus de chacune des factures en retard. un texte adapté au niveau de relance choisi. Vous pourrez directement adresser un mail de relance client avec le courrier de relance. Les factures concernées seront automatiquement jointes au mail. L’opération ne prendra pas plus de 10 secondes par relance ! Il est aussi possible de télécharger le document et de l’envoyer par recommandé via le service en ligne de La Poste.

Exemple lettre de relance

Téléchargez un exemple de lettre de relance réalisé sous Word !  Il vous suffira alors de d’adapter votre rappel de paiement au contexte de votre entreprise. Nous vous conseillons d’enregistrer chaque lettre de relance dans un répertoire approprié.  Nommez ensuite votre fichier en reprenant le nom de votre client et la date d’envoi de votre courrier. TELECHARGEMENT GRATUIT

Il est clair que votre lettre de relance client n’aboutira pas systématiquement à un paiement rubis sur l’ongle. Il faut envisager les choses différemment selon la situation.
Pour rappel le droit français protège dorénavant les entreprises en cas de retard de paiement. Vos factures doivent d’ailleurs systématiquement prévoir une mention légale à propos des retards de paiement. Rien ne vous empêche de facturer ces indemnités en cas de retard, pour appeler une réaction. Il est aussi possible de déclencher une procédure d’injonction de paiement auprès d’un juge.

Il faudra ensuite envisager de recourir soit à un professionnel du recouvrement tel qu’un cabinet de recouvrement de créances ou un huissier de justice, ou bien engager une procédure avec un avocat selon l’importance de la créance. Ce qui est sûr c’est qu’il ne faut pas tarder dès que la mauvaise foi est avérée car en cas de défaillance de votre client, plus rapidement vous êtes identifié comme créancier, plus les chances de percevoir un paiement sont importantes.