Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

modele de devis gratuitRetrouvez dans cet article un modèle de devis excel gratuit à télécharger. ClicFacture vous explique comment réaliser vos devis de façon professionnelle et comment adapter l’exemple de devis dans le contexte de votre entreprise.

Plan de l’article
Est-il obligatoire de faire un devis ?
Conseils pour faire vos devis
Télécharger un modèle excel
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Faire un devis est-il obligatoire ?

Beaucoup de professions exigent que l’on réalise un devis avant d’obtenir l’accord d’un client pour démarrer des travaux, une prestation ou bien livrer des marchandises.
Établir un devis est obligatoire pour :

  • les prestations de dépannages, de réparations ou d’entretien dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison, quand le montant estimé des travaux est supérieur à 150 euros TTC. Une exception à cette règle est admise en cas d’urgence absolue avec un danger pour la santé des personnes ou l’intégrité des locaux, par exemple une fuite de gaz, un dégât des eaux…
  • le service à la personne, quand le montant dépasse 100 euros TTC par mois. En dessous de cette limite, la remise d’un devis reste obligatoire si le client en fait la demande expresse.
  • les sociétés de déménagement,
  • les sociétés de prestations funéraires.

Dans bien d’autres cas, la réalisation d’un devis n’est pas forcément obligatoire, mais généralement bienvenue pour permettre au client de bien comprendre le service ou la nature des marchandises qu’il va acquérir. C’est l’occasion idéale d’expliquer et de présenter votre offre sous le meilleur jour et surtout de rassurer le client sur le sérieux de votre démarche et de votre entreprise.

A prix similaire, un client choisira toujours une offre qui est bien présentée et claire. Le devis et donc un document très important dans votre démarche commerciale.

Comment faire un devis avec votre modele de devis

Une fois téléchargé (voir plus bas), ouvrez votre modèle de devis excel. Les informations obligatoires à renseigner dans votre devis sont les suivantes :

Les informations de votre société à compléter dans votre modele de devis :

  • Le nom de votre société, son adresse et vos coordonnées téléphoniques et mail, votre site internet, le nom de l’interlocuteur qui va lire le devis.
  • Votre SIRETRCS (lieu de déclaration au Registre du Commerce et des Sociétés), code NAF, numéro de TVA intracommunautaire.
  • Vos conditions de paiement (par virement, chèque…) et le délai de paiement (à réception de facture, à 30 jours…)
  • Vos produits et services :  libellé de prestation ou produit,  prix unitaire, quantités, unités d’oeuvre (mètres carrés, mètres linéaires, poids, durée…).
  • Les taux de TVA appliqués à chaque ligne de votre devis. En bas de document un récapitulatif de TVA doit être indiqué.

N’hésitez pas à sauter une ligne dans le corps du devis pour expliquer plus en détail une prestation ou bien les caractéristiques précises d’une marchandise.

  • Les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique de votre contrat d’assurance professionnel : ces informations sont obligatoires dans un métier relevant d’une assurance décennale comme dans le BTP principalement. Si vous disposez d’une assurance professionnelle sans caractère obligatoire, rien ne vous empêche de le signaler : c’est un plus dans votre offre pour le client ! En savoir plus sur les mentions obligatoires d’assurance.
  • Faites référence à vos conditions générales de ventes dans votre devis si vous en avez.

Les informations de votre client à compléter dans votre modèle de devis :

Votre logo dans le modèle de devis Excel

Insérer votre logo dans le devis type téléchargé dans la case réservée en choisissant l’option Insérer / Images.
L’idéal est de choisir une image au format .png ou .jpg.
Il faut faire attention de ne pas choisir une image trop volumineuse en terme de taille de fichier. Elle alourdirait votre document, son enregistrement, comme son ouverture. Quelques dizaines de kilo-octets sont généralement adaptées (entre 50 et 200 Ko maximum).

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Les graphistes de ClicFacture réalisent votre logo.

exemple devis

Dates obligatoires dans un devis

Différentes dates sont obligatoires et doivent figurer dans votre devis  :

  • La date de votre devis (le moment où vous l’avez réalisé)
  • La date de validité de votre devis au delà duquel vos produits ou vos prix pourraient être révisés.
  • La date de début d’intervention ou de livraison avec la durée des travaux ou prestations le cas échéant. Ces indications sont obligatoires.
  • Le délai de paiement et leur mode fonctionnement : paiement à réception des travaux ?  à la livraison ? délai de règlement (30 jours fin de mois, 45 jours…)

Pour automatiser automatiquement le suivi des dates de vos devis, un logiciel de gestion commerciale est le meilleur moyen de ne plus se tromper et d’avoir systématiquement la liste de vos devis clairement datés. Rien de pire que d’envoyer un devis à un client avec une date incorrecte ou l’absence de validité de votre offre. Imaginez un client qui revient 1 an plus tard avec votre devis sous le bras alors que les prix de vos prestations ou matériels fournis ont augmenté ? Quand la date ou le délai de validité est clairement exprimé, aucun stress, il vous suffit de reprendre le devis est le remettre à jour. Le client ne peut pas contester.

Versement d’un acompte

Il est souvent préférable d’exiger un acompte, notamment lorsque vos prestations vont prendre du temps et de fait nécessiter d’engager des frais d’ici l’achèvement des travaux. On le précise alors dans le devis, par exemple  :

Acompte de 10% à la commande : avec le montant TTC demandé.

La gestion d’un acompte peut être complexe à suivre dans Excel. Il faudra bien penser à noter dans le devis le montant de l’acompte perçu avec éventuellement le numéro de chèque du client pour ne pas l’oublier au moment de facturer. Bien qu’encore souvent oublié, il est obligatoire depuis 2013 d’émettre une facture d’acompte à votre client dès le paiement de celui-ci.

Votre devis Excel à exporter au format pdf

N’envoyez jamais un devis au format Excel…Un client pourrait en changer le contenu trop facilement. Préférez toujours choisir une version Acrobat Reader à votre devis sous Excel en choisissant l’option Fichier/Exporter comme Pdf. Au delà du risque de litige, cela fait plus pro.

La numérotation des devis et des versions

Numéro de devis

Il est pratique de pouvoir suivre ses devis avec une numération, ce qui vous permet de vite connaitre le nombre de devis déjà réalisés sur une période. Il n’y a pourtant pas comme sur les factures une obligation de régularité et de suivi dans la séquence des numéros. Un trou de numérotation est parfaitement admis. Il est possible de changer de numérotation en cours d’exercice contrairement aux factures.

Numéro de version de devis

Il est possible que votre client vous demande une nouvelle version de votre devis après l’avoir lu et choisi des options ou des orientations différentes du devis originel. Il faut préférer créer un nouveau devis reprenant les éléments d’origine et évidemment les modifications à apporter. L’avantage de conserver le devis d’origine permet de retrouver l’historique qui peut servir en cas de litige ou de discussion sur l’évolution de la demande du client.

Gérer les libellés de vos fichiers à partir du modèle de devis excel

Conservez dans un répertoire à part, votre modèle de devis excel. Ensuite au moment de réaliser un devis pour un client précis enregistrez le fichier dans un répertoire spécifique, par mois par exemple ou par client selon votre organisation.

L’idéal pour nommer votre fichier Excel et de choisir par exemple : Devis N° DEVIS -Nom Client-  Titre travaux.xls
Ce qui pourrait donner  : Devis N°0034- Gomez-Peintures SDB
et éventuellement en cas de version 2   : Devis N°0038- Martinez-Gomez-SDB (Version2)

Modèle gratuit de devis à télécharger sous Excel

Nous vous proposons de télécharger un exemple de devis excel gratuit. La plupart des formules et des textes de ce devis vierge peuvent être retouchés pour les adapter à votre métier.

 
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Exemple de modèle de devis Excel à télécharger
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Pourquoi réaliser vos devis et vos factures avec ClicFacture

La suivi de vos devis sur Excel reste un travail fastidieux qui peut générer beaucoup d’erreurs et de temps perdu si votre activité devient plus importante. Il est raisonnable de continuer à utiliser un modèle de devis excel pour quelques devis par mois, à la condition d’être très rigoureux dans le nommage des fichiers et dans le contrôle de leurs contenus avant l’envoi de vos devis à vos clients.

Plus simple qu’un suivi sur Excel, ClicFacture vous propose d’organiser vos devis très simplement dans une interface en ligne s’inspirant d’excel sans en rencontrer les inconvénients !

Quelques bonnes raisons d’essayer gratuitement ClicFacture :

  • La numérotation est organisée pour vous : pas besoin de réfléchir à quel numéro vous en êtes resté !
  • Vos devis sont directement au format pdf…attaché dans un mail si vous le souhaitez.
  • Pas besoin de sauvegarder vos devis avec des noms compliqués, tout se fait en ligne pour vous.
  • Réalisez des devis de plusieurs pages, avec des saut de pages  et des sous-totaux adaptés et une totalisation en fin de document.
  • Retrouvez tous vos documents en un clin d’œil…plus besoin d’aller fouiller votre ordinateur à la recherche d’un devis !
  • Transformez vos devis en…factures. Pas besoin de refaire le travail ! Mais aussi en commandes ou en livraisons !
  • Rassurez vos clients avec une présentation professionnelle de vos devis.
  • Dupliquez le devis d’un client pour un autre client !
  • Stockez des articles de prestations ou bien de matériels…pour les réutiliser plus tard !
  • Retrouvez en un clic tous les documents d’un client.
  • Suivez  vos devis avec des statuts simples  :  brouillon, en cours, accepté, refusé, abandonné

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