numéro de factureLoin d’être une coquetterie d’organisation propre à chaque entreprise, le numéro de facture obéit à des contraintes très précises pour lesquelles il faut absolument être vigilant notamment en cas de contrôle fiscal. ClicFacture vous explique comment numéroter les factures dans votre entreprise en conformité avec les règles fiscales et comptables.

La numérotation des factures : principes généraux

La numérotation des factures est obligatoire et réglementée par la loi. Celle-ci prévoit que la facture doit comporter un numéro unique, basé sur une séquence chronologique continue  : on parle d’un numéro de facture séquentiel qui va de 1 en 1. 

Concrètement pour bien respecter la législation :

  • Deux factures ne peuvent  pas avoir le même numéro (unicité des factures).
  • Pas de trou dans votre numérotation : on ne passe pas de la facture 1 à la facture 3. Sinon forcément on va vous demander la facture n°2 !
  • En principe, la numérotation doit respecter la chronologie. Une facture 2 ne peut pas avoir été émise à une date plus ancienne que la facture 1 par exemple. Il existe toutefois un tolérance sur le sujet, tant que le délai de quelques jours laisse supposer une comptabilisation plausible et probante de votre facturation en cas d’oubli.
  • Une facture remise à un client ne peut pas être supprimée. Il faut procéder à un avoir qui va comptablement annuler la facture. Vous devrez impérativement remettre cet avoir au client en cas d’annulation de la facture.
  • Il reste possible d’associer un préfixe à la numérotation continue, par exemple l’année, suivi du mois. Le compteur doit cependant être continu, pour éviter tout litige dans la possible disparition d’une facture.
  • Il est possible d’avoir un compteur commun entre les avoirs et les factures, mais également d’avoir deux compteurs différents et indépendants. Il faut en revanche s’en tenir une fois pour toute à la règle choisie.
  • Vous pouvez démarrer la numérotation de votre facturation à un numéro différent de 1, notamment lorsque l’on démarre une activité pour des raisons de crédibilité.
  • Le compteur de vos numéro de factures peut être remis à zéro lors d’un changement d’exercice comptable. Ce n’est pas obligatoire.

Exemple de numéro de facture admis par l’administration fiscale

2017-09-001 : ce numéro de facture indique ici que la facture a été émise en septembre 2017 ; le dernier numéro doit obligatoirement aller de un en un. Lorsque votre numérotation passera en octobre à 2017-10, le compteur ne doit surtout pas être remis à zéro. Il doit continuer à la suite du dernier numéro réalisé sur septembre. Par exemple si votre dernière facture de septembre était 2017-09-38, la première d’octobre devra être 2017-10-39.

Numéro de devis : quelles obligations ?

La numérotation des devis n’est pas réglementée comme pour les factures. Vous pouvez donc choisir et modifier complètement votre numérotation de devis à tout moment. La seule contrainte est de vous permettre de vous y retrouver facilement. Nous aurions tendance à vous conseiller de numéroter vos devis comme vos factures pour vous éviter tout stress inutile lorsque vous recherchez un document !

Comme les devis, les numéros de commandes, de livraison, de réception ne sont pas réglementés.

L’organisation des numéros de factures dans ClicFacture

ClicFacture est un logiciel de facturation en ligne vous permettant de suivre simplement en toute sérénité la réalisation de vos devis et factures.
La numérotation est automatique et vous n’avez pas besoin de la suivre comme dans excel ou word. Pas de risque d’erreur ou d’oubli, tout est géré et stocké en lieu sûr. Vous retrouvez rapidement vos documents et votre comptable sera rassuré !

Très simple à organiser la numérotation dans ClicFacture permet de faire glisser des champs disponibles dans une zone représentant le numéro de facture. Un aperçu juste au dessus permet de matérialiser les changements immédiatement.

numérotation facture - numérotation factures

  • le numéro est obligatoire et pourra être affiché sur une ou plusieurs positions: 3 positions donne une facture à 020 par exemple.
  • l’année sera reprise automatiquement en fonction de la date d’émission de la facture.
  • le mois en fonction de la date d’émission de la facture.
  • Des textes libres, dans l’exemple nous avons choisi des séparateurs sous forme de tirets « -« .

Tout est facilement interchangeable en faisant glisser les boites. Le même fonctionnement est utilisé pour chaque nature de document : devis, commandes, livraisons, commandes fournisseurs, demandes de prix…Il suffit de changer d’onglet et de bien penser à enregistrer en fin de modifications.

Blocage de la numérotation de factures dès la première facture

Tant que votre facturation n’a pas démarré, il est tout à fait possible de modifier votre système de numéro de facture.
En revanche dès que la première facture est enregistrée, il n’est plus possible de modifier la numérotation. Ce mécanisme est là pour vous garantir le respect de la loi en la matière. Bien entendu pour votre première facture ClicFacture a prévu de vous laisser la possibilité de la supprimer tant qu’un règlement n’a pas été saisi. On tout de même le droit de se tromper, surtout quand on débute sur un logiciel.

Ce blocage n’existe pas pour les autres types de documents. La numérotation des devis peut être modifiée en cours d’année même si vous en avez déjà réalisés.

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Autoliquidation de TVA

Durée de conservation des factures
Lien vers service public.fr

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