Comment intégrer mes ventes Amazon dans ClicFacture

Vous êtes e-commerçant et vous disposez d’un compte Amazon. Vous souhaitez récupérer vos factures de ventes dans ClicFacture. Ce tutoriel vous explique comment obtenir le rapport des ventes expédiés par vous même (non FBA) ou bien par Amazon (FBA). Vous pourrez ensuite l’intégrer dans ClicFacture pour obtenir votre facturation avec vos préférences (logo, présentations, mentions…)

Plan du tutoriel

Extraire les ventes non FBA
Extraire les ventes FBA
Réglages de votre dossier ClicFacture
Options d’importation
L’importation du fichier Amazon
Annulation d’une importation

Dans la page de votre interface Amazon :  Il faut vous connecter à Amazon Seller Central Aller sur le menu « Commandes » Choisir « Rapport sur les commandes »

Dans la page « Rapport sur les commandes :  Choisir l’onglet Nouvelles commandes, Sélectionner la plage de dates, Cocher l’option Inclure une colonne indiquant le canal de vente si vous en avez plusieurs, Cliquer sur Demande pour obtenir le rapport à intégrer dans ClicFacture.

Pour obtenir le rapport des commandes expédiées par Amazon (FBA) Menu Rapport / Expédié par Amazon :

Dans la colonne Rapports expédiés par Amazon : sélectionnez Expédition par Amazon – Facturation des taxes dans la rubrique Vente cliquez sur la demande de téléchargement TXT

Vous pourrez ensuite sélectionner la plage de dates souhaitée. Attention : Amazon ne met en général à disposition que les 90 derniers jours glissants. Il peut y avoir des variations selon votre profil de vendeur ou de plateforme (US, France…). Important : il n’y a pas de problème si vous pensez superposer des plages de dates, les numéros de ventes déjà importés seront détectés et neutralisés à l’importation sans risque de créer de doublons de factures. Il vaut donc mieux être large que de risquer d’oublier un période et des ventes par la même occasion.

Vous devez obtenir un fichier avec l’extension .txt . Nous utiliserons ce fichier pour l’importation de vos factures. En ouvrant ce document avec un éditeur de texte (Notepad, Excel…), il doit avoir la structure suivante :

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Activation du flux d’import Amazon dans votre dossier

La première étape consiste à activer le flux d’intégration Amazon en rejoignant le menu Paramètres/Services externes. 
Après avoir coché le flux Amazon et vos éventuels autres flux d’intégration, cliquer le bouton Enregistrer.

Réglage comptables et fiscaux

Date d’exercice comptable et numérotation de vos factures

• Menu Paramètres / Numérotations et mentions :
  • Vérifiez vos dates d’exercice
  • Définissez la structure de la numérotation de vos factures, ainsi que le numéro de démarrage.
  • Répétez l’opération pour les avoirs dans l’onglet approprié.
  • Pensez à enregistrer en haut de page

Design de vos factures

• Menu Paramètres / Modèles :
  • Par défaut le modèle utilisé pour Amazon est le modèle TTC 
  • Améliorez le design de votre modèle : coordonnées, logo, informations statutaires, couleurs…

Intégration des tva européennes

Si votre activités le nécessite et que vous êtes inscrit au guichet OSS de déclaration de tva dans l’UE, il faut ajouter à votre dossier toutes les tva que vous seriez susceptible de rencontrer dans votre facturation.

• Menu Paramètres/Liste paramétrable/Rubrique Table des tva : Tutoriel d’intégration des tva

Mentions légales obligatoires

Selon le type de vente rencontrées un certa

Se rendre sur la page d’intégration en cliquant sur Nouveau doc /  Nouveau document / Import Facture Amazon.

Vous pourrez ensuite définir vos options d’intégration et enfin importer votre fichier de ventes. Il est possible d’intégrer 500 ventes par fichier maximum. ClicFacture contrôle qu’il n’y ait pas de doublons en fonction du n° de vente Amazon et de sa date.

(1) Choix du format d’importation : C’est ici que vous devez sélectionner le format Amazon pour importer vos ventes. (2) Il est possible de définir manuellement la plateforme de vente via cette option ou à contrario de laisser ClicFacture repérer le sales chanel de votre fichier d’import, et d’intégrer les factures par plateformes de ventes automatiquement : amazon.fr,amazon.es… (3) En l’absence d’information de règlement, il est possible de définir une valeur par défaut ici. Attention !!! si vous ne renseignez aucune information, les règlements ne seront pas créés. (4) Pour les ventes FBA :  les prix unitaires seront exprimé en HT ; il faut choisir un modèle exprimé en prix unitaire HT. Pour les ventes non FBA : le modèle pourra être choisi parmi les modèles utilisant un prix unitaire TTC. (5) Texte de politesse repris après le montant TTC de la facture. (6) Le préfixe de numéro de vente peut être personnalisé ici. (7) La date de facture est par défaut celle fournie par l’opération de vente. Vous pouvez forcer la date du jour avec cette option. (8) Par défaut, ClicFacture n’intègre pas les opérations en devises. Il est toutefois possible de forcer la remontée des ventes en devises. ClicFacture ne gère pas les taux de change, donc vos récapitulatifs globaux seront erronées dans leur totalisation en mélangeant €uros et devises. Il sera néanmoins possible d’obtenir des récapitulatifs par devises (récap. uniquement  en €uros, ou récap uniquement en Livres…). (9) Cette option permet d’intégrer des pièces qui n’auraient pas d’information de code postal, de ville ou de pays. (10) L’adresse de livraison est reprise à partir de celle facturation, si l’information est manquante, en cochant cette case. (11) Il est possible d’enregistrer ses préférences ici. (12) Lorsque vous avez un doute, ou qu’une opération a échoué, il est possible de réactualiser la page (13) ClicFacture vous permet d’annuler l’importation du dernier lot d’importation (…et ensuite l’avant dernier…). Toute les factures importées avant un avoir ou bine une facture manuelle ne peuvent plus être supprimées. (14) Accès au tutoriel

Cette zone permet de télécharger un fichier d’import, soit par cliquer/glisser, soit en cliquant sur la zone pour accéder à l’arborescence de votre disque dur. ClicFacture vous permettra d’importer vos ventes par lot de 500 factures. Lorsque votre fichier est chargé, il faut lancer l’intégration du fichier. Après quelques instant, votre fichier sera affiché dans une grille de contrôle.

Dès que votre fichier aura été interprété par ClicFacture, vous obtiendrez une grille de contrôle qui vous permettra de vérifier et modifier vos lignes de ventes. Seules les lignes cochées seront intégrées dans votre facturation.

Le titre de l’import est rappelé avec le mode d’interprétation du prix (HT pour FBA, TTC pour non FBA). Les colonnes avec une icone de calculette peuvent permettre la modification en série de toutes les lignes cochées. En double cliquant sur une ligne vous pourrez accéder à la modification d’une ligne de vente.

Modification unitaire d’une vente

Chaque opération peut faire l’objet d’une modification des éléments qui la compose. Le détail des messages d’erreurs  éventuellement rencontrés est renseigné dans cette fenêtre.

En revenant sur la grille de contrôle, vous pouvez décider de lancer la facturation en cliquant sur le bouton GENERER LES FACTURES.

En fin d’opération vous obtiendrez un message de confirmation : En cliquant sur Fermer, il sera possible de consulter vos factures importées dans la liste des factures de la console. Factures et règlements ont automatiquement été créés.

Comme évoqué plus haut, ClicFacture vous permet d’annuler l’importation du dernier lot d’importation en cliquant sur la Corbeille dans le bandeau bleu en haut de page. Toutes les opérations d ‘importations créées avant un avoir ou une facture manuelle ne peuvent plus être

Lorsqu’un lot est annulé, les factures sont supprimées de facto. Il est alors possible d’annuler les lots d’avant, tant qu’un avoir ou une facture manuel(le)s ne se sont pas intercalé(e)s dans la numérotation.

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