Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

Vous disposez d’un compte Amazon et vous souhaitez récupérer vos ventes dans ClicFacture. Deux possibilités s’offrent à vous, selon si vous expédiez vous-même vos commandes, ou bien si vous utilisez la plateforme Amazon (FBA) pour acheminer vos commandes.


Plan du tutoriel

Extraire les ventes expédiées par vos soins
Extraire les ventes FBA
Réglages de votre dossier ClicFacture
Options d’importation
L’importation du fichier Amazon
Annulation d’une importation

Commandes expédiées vous-même

Dans la page de votre interface Amazon,  il faut vous connecter à Amazon Seller Central, aller sur le menu “Commandes” et choisir “Rapport sur les commandes” : 

Par défaut vous devez rejoindre l’onglet “Nouvelles commandes” :

Sélectionnez ensuite le nombre de jours arrière à exporter et choisir “Demander un rapport”.
Attendre que le fichier se prépare.

Vous pouvez ensuite Actualiser et télécharger en pied de page. Un fichier .txt sera alors téléchargé. C’est à partir de ce fichier que ClicFacture pourra créer ensuite vos factures.

Commandes expédiées par Amazon (FBA)

Le service expédié par Amazon, autrement nommé Amazon FBA, ne s’appuie pas sur le même rapport pour procéder à l’intégration dans ClicFacture. Nous conseillons de choisir  le menu Rapport et de sélectionner ensuite “Expédié par Amazon” :

Vous trouverez ensuite l’écran suivant, il faudra à nouveau sélectionner Expédition effectuées par Amazon :

Vous pourrez alors sélectionner la plage de dates qui vous convient. Nous précisions ici, que si des numéros de ventes ont déjà été importés dans ClicFacture, ceux-ci seront détectés et neutralisés à l’importation sans risque de créer de doublons de factures.

Vous devriez normalement obtenir un fichier txt de ce type. C’est ce fichier qu’il faudra télécharger dans ClicFacture pour l’importation de factures  :

Réglages de ClicFacture avant d’importer

Lorsque vous aurez obtenu le rapport adapté à votre mode de distribution, connectez-vous à votre dossier ClicFacture. Avant d’importer vos données, il vous est possible de décider d’un certain nombre de paramètres comme :

  • la définition de vos dates d’exercice dans le menu Paramètre/Options des documents  : définissez ici vos dates de début et de fin d’exercice. Pour les auto entrepreneurs, les dates sont généralement calées sur l’exercice civil (du 1er janvier au 31 décembre).
  • la numérotation de vos factures dans le menu Paramètres/Options des document/Onglet Facture  : définissez ici le premier numéro de votre facturation et éventuellement la structure de votre numérotation. Attention  ! une fois la première facture émise il ne sera plus possible de modifier la numérotation.
  • la numérotation des avoirs : nous vous conseillons de choisir un compteur distinct de celui des factures. C’est le fonctionnement par défaut de ClicFacture.
  • le design de vos factures dans le menu Paramètres/Modèles.

ASTUCE
Lorsque vous débutez dans ClicFacture, aucun modèle n’est défini.
Il est créé lors de la première importation et sera nommé Amazon. Nous vous conseillons d’importer seulement quelques factures pour déjà tester l’intégration. Vous pourrez annuler l’import (Corbeille dans le menu d’importation Amazon). Vous pourrez ensuite modifier le modèle Amazon dans le menu Paramètres/Modèles et ensuite relancer l’importation avec votre modèle intégrant votre logo et la présentation que vous aurez retenu.

Option d’importation

En cliquant sur Nouveau document/Import Facture Amazon, il faut d’abord choisir les options des factures Amazon. Ces options seront conservées pour les prochaines intégrations de factures.

(1) : Effacer le dernier import : cette option vous permettra d’annuler le dernier lot d’importation. Il sera ensuite possible d’annuler celui d’avant etc…

(2) : C’est ici que vous définissez quel modèle utiliser pour vos factures importées depuis Amazon. Lors de votre première importation ClicFacture va créer automatiquement un modèle avec des lignes d’articles exprimées en TTC avec ou sans tva, selon le contenu de votre fichier. Il sera éventuellement possible de changer de modèle, si vous préférez en utiliser un autre. Il faut cependant toujours choisir un modèle avec des lignes d’articles exprimées en TTC.

(3) : Le texte d’accompagnement d’un règlement peut être défini ici.

(4) : Par défaut la case est non cochée. Les dates de factures seront générées en prenant la date de vente établie par Amazon. En cochant cette case vous pourrez alors obliger ClicFacture à dater chacune des factures avec la date du jour où vous faites l’importation.

(5) : Par défaut, ClicFacture n’intègre pas les opérations en devises. Il est toutefois possible de forcer la remontée des ventes en devises. L’avantage est que vous aurez toutes vos factures dans le dossier. ClicFacture ne gère pas les taux de change, donc vos récapitulatifs globaux seront faux : €uros + devises. Il sera néanmoins possible d’obtenir des récapitulatifs juste par devises (récap uniquement  en €uros, ou récap uniquement en Livres…).

Il est également possible de créer plusieurs dossiers de facturation avec le même login et mot de passe pour gérer vos dossiers en devises. Nous vous conseillons de nous contacter si cette problématique est importante pour vous.

L’importation du fichier Amazon

Lorsque vous avez pu obtenir votre rapport sur votre plateforme Amazon, ClicFacture vous permettra d’importer vos ventes par lot de 500.
Si vous avez un doute sur la longueur de vos fichier d’imports, nous vous conseillons d’utiliser un utilitaire comme Notepad++ qui vous permettra de contrôler et fractionner vos importations de données.

(1) La plateforme de vente est définie avec l’information Amazon par défaut, et nous vous déconseillons d’en changer. Elle vous permettra d’affecter ce code de plateforme à chacune des factures intégrées. Il sera ensuite possible de disposer de tableaux d’analyse permettant de trier vos factures selon ce critère. Ce sera particulièrement utile lorsque vous disposer de plusieurs plateformes de ventes en ligne ou de ventes directes (factures réalisées en manuel).

(2) Pour intégrer le fichier, soit vous le faites glisser depuis votre explorateur de fichiers, soit vous cliquer sur les bouton “sélectionner fichiers” qui vous donnera accès à votre disque dur en local.

(3) Cliquez sur IMPORTER LE FICHIER TXT pour lancer l’importation.

Un tableau résumant vos ventes doit s’afficher :

(1) Il vous reste possible d’éliminer une ou plusieurs lignes. de l’importation dans cette colonne.

(2) En cochant cette option, ClicFacture recalcule la tva du transport avec un taux à 20%. Dans le cas contraire, le transport est intégré en HT.

Pour lancer l’importation dans le dossier, Cliquez ensuite sur Enregistrer. L’importation peut durer quelques instants. Vous obtiendrez un rapport de ce type en fin d ‘opération :

Il sera alors possible d’aller consulter vos factures importées dans le Menu de la console à droite en cliquant sur Facture.
Les factures et leurs règlements ont automatiquement été créés.

Annulation d’une importation

Comme évoqué plus haut, ClicFacture vous permet d’annuler l’importation du dernier lot d’importation en cliquant sur la Corbeille dans le menu supérieur. Il existe toutefois des restrictions qui empêche l’annulation d’un lot :

  • si une facturation ou un avoir manuel ont été fait depuis l’importation.

Lorsqu’un lot est annulé, les factures sont supprimées de facto. Il est alors possible d’annuler le lot d’avant, tant qu’un avoir ou une facture manuel(le)s ne se sont pas intercalé(e)s dans la numérotation.