Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

ClicFacture permet d’intégrer le fichier des commandes de vos ventes réussies pour créer automatiquement vos factures eBay sans ressaisie. Dans cet article, retrouvez les principales étapes pour suivre votre facturation eBay dans ClicFacture. 

TUTORIEL


Exportez vos commandes à partir d’eBay

La première étape consiste à exporter vos données de ventes. Pour cela, il faut vous connecter à votre Hub vendeur.
Vous pourrez cliquer sur l’onglet Commande et choisir Toutes les Commandes ou bien les Commande en attente par exemple. Il est possible de définir une période comme les 90 derniers jours. Pas de risque d’avoir des doublons, si la période se chevauche avec vos précédents imports, ClicFacture contrôle, détecte et rejette les transactions déjà intégrées en facturation.

Sélectionnez ensuite vos commandes à exporter et cliquez sur le bouton Plus : choisir Télécharger les commandes sélectionnées. Vous obtenez un fichier CSV dont le nommage doit s’apparenter à ce format : eBay-Orders-xxxxxx.csv.

Important : Il ne faut pas modifier ce fichier avec Excel ou tout autre tableur au risque de rendre le fichier inexploitable lors de l’enregistrement. Il est possible de modifier ce fichier CSV avec un éditeur de texte comme NotePad++ par exemple.

Créer vos factures eBay automatiquement dans ClicFacture

Dans votre dossier ClicFacture, il faut choisir l’option Import factures eBay  dans le menu NOUVEAU DOC :

Sélectionnez alors le fichier qui à été exporté au préalable depuis eBay :

Contrôle des ventes à importer

Les ventes à importer sont ensuite consultables dans un tableau de contrôle. Il est alors possible :

  • de décocher certaines lignes pour les exclure de l’intégration
  • d’inclure de la TVA sur le port
  • de spécifier un taux de TVA, si votre rapport ne dispose pas de cette information.

Lors de l’importation chaque nouveau client est créé dans ClicFacture. Pour le cas de plusieurs commandes pour le même client, ClicFacture repère le compte client déjà existant en base de donnée et évite de créer un doublon.

à retenir :

  • une vente ne peut pas être intégrée deux fois
  • un contrôle permet d’éviter les doublons de clients lors de commandes successives
  • si votre fichier n’a pas de tva vous pouvez la définir

Annuler un lot de factures importées

Lorsque vous aurez terminé l’importation, ClicFacture vous permet toujours de revenir en arrière et de supprimer le dernier lot d’importation. Il vous suffit de revenir sur le menu d’importation eBay et de choisir la fonction Effacer le dernier import. Si vous le souhaitez, vous pouvez annuler ensuite l’avant-dernier, et ainsi de suite, tant qu’une opération manuelle entre-temps ne vient pas bloquer le processus d’annulation

à retenir :

  • la création d’un avoir ou d’une facture manuelle empêche l’annulation des lots importés avant.
  • il est possible d’annuler plusieurs lots successifs

Options d’intégration

Les options d’intégration vous permettrent

  • de définir un modèle plutôt qu’un autre pour les futures factures importées,
  • d’insérer le numéro de fiche de vente dans le titre de la facture
  • de forcer la date du jour d’importation plutôt que celle de la commande eBay

Il vous est possible d’enregistrer ces préférences pour les prochaines fois.

Exemple de facture eBay importée dans ClicFacture

Avant d’importer vos ventes pour réaliser votre facturation eBay, pensez à paramétrer votre modèle de facture, afin d’insérer les mentions légales obligatoires et aussi personnaliser le look de vos factures.
Le modèle qui sert à intégrer les ventes eBay s’appelle Modele eBay. On peut le modifier ou en créer d’autres dans le menu Paramètres/Modèles.