Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises

TUTORIEL
Exporter les ventes dans eBay
Comment intégrer le fichier des commandes de vos ventes eBay afin de créer vos factures sans ressaisie. Dans cet article, retrouvez les principales étapes pour organiser votre facturation eBay dans les meilleures conditions. 

Exportez vos ventes depuis eBay

La première étape consiste à exporter vos données de ventes. Il faut vous connecter à votre Hub vendeur.
Vous pourrez cliquer sur l’onglet Commande et choisir Toutes les Commandes, ou bien les Commande en attente par exemple. Il est possible de définir une période comme les 90 derniers jours. Pas de risque d’avoir des doublons, si la période se chevauche avec vos précédents imports, ClicFacture contrôle, détecte et rejette les transactions déjà intégrées en facturation.

Sélectionnez ensuite vos commandes à exporter et cliquez sur le bouton Plus : choisir Télécharger les commandes sélectionnées. Vous obtenez un fichier CSV dont le nommage doit ressembler à cela : eBay-Orders-xxxxxx.csv.

Important : Il ne faut pas modifier ce fichier avec Excel ou tout autre tableur au risque de rendre le fichier inexploitable lors de l’enregistrement. Il est possible de modifier ce fichier CSV avec un éditeur de texte comme NotePad++ par exemple.

Créer vos factures eBay automatiquement dans ClicFacture

Dans votre dossier ClicFacture, il faut choisir l’option Intégration factures e-commerce  dans le menu NOUVEAU DOC. Il faut ensuite choisir le type d’intégration eBay dans la liste déroulante :

  1. Le sélecteur permet de choisir le type de flux à intégrer ; il est possible d’enlever ou d’ajouter des flux d’intégration depuis le menu Paramètres / Liste paramétrables à la rubrique Format d’intégration.
  2. Le choix du modèle de facture se fait dans cette zone si vous en avez plusieurs.
  3. Le texte « politesse règlement » vient se situer juste avant le mode de paiement en pied de document. Il est facultatif et on peut supprimer son contenu.
  4. Le préfixe de vente vient se positionner juste avant le numéro de vente, il n’est pas obligatoire.
  5. Cette option permet de forcer la date de facturation au jour de l’intégration. Nous déconseillons d’en faire usage, notamment pour le contrôle des doublons lors de l’importation.
  6. On peut bloquer ou autoriser l’intégration d’opération en devises avec cette option.
  7. Si l’adresse de livraison n’est pas renseignée dans le fichier, l’intégration se fait quand même en cochant.
  8. C’est l’adresse de l’acheteur (du payeur) qui sera reprise pour l’adresse de livraison si celle-ci est absente.
  9. Cette option permet d’afficher le numéro de fiche de vente eBay dans le titre de la facture.
  10. En cochant cette case, la tva du port sera reprise en fonction de la tva de l’article. Si il y a plusieurs tva, c’est la plus importante qui est reprise.
  11. Le règlement par défaut permet de renseigner le type de règlement à indiquer dans la facture si le fichier eBay n’apporte pas cette précision. Il est possible de régler les types de règlements dans le menu Paramètres/ Listes paramétrables / Rubrique Mode de paiement.
  12. Choix de la plateforme de vente : Il est possible d’avoir plusieurs plateformes pour eBay : eBay France, Italie, Allemagne…Les plateformes se créent dans le menu Paramètres / Listes paramétrables.
  13. Ce bouton permet de conserver vos choix pour la prochaines fois.
  14. Cette zone permet de faire glisser votre fichier en vue de son intégration. On peut aussi cliquer sur la zone pour accéder à votre disque dur.
  15. En cas de doute pour relancer un traitement, utilisez la fonction de rechargement de la page, notamment si le fichier choisi n’est pas accepté.
  16. La suppression d’import vous permet d’annuler la précédente intégration en respectant certaines conditions évoquées plus loin.
  17. En cas de doute, un clic sur le tutoriel pour trouver la bonne information.
  18. Rappel du type de flux qui va être intégré.
  19. En cliquant sur ce bouton, le résumé du processus d’intégration est affiché.

Zoom sur le fichier à intégrer

La zone de téléchargement peut être utilisée en faisant glisser le fichier, ou bien en cliquant tout simplement sur la zone pour accéder à votre répertoire local. Une fois le fichier chargé, il doit s’afficher au dessus du bouton. En appuyant, le traitement de reconnaissance du fichier se lance.

 

Grille de contrôle de vos ventes

Une fois intégrées par un premier traitement de reconnaissance, les données de ventes sont ensuite affichées dans une grille de contrôle. A cette étape, les factures ne sont pas encore créées. Vous disposez dans  cette grille d’une palette d’outils pour vous permettre de corriger ou compléter les données avant facturation :

  1. La grille de contrôle vous rappelle le nom du fichier, le type de flux et le mode de facturation unitaire, uniquement en ttc pour eBay.
  2. Les lignes en grisé avec un point d’exclamation ont été identifiées comme des doublons de ventes que vous auriez déjà importées. Le contrôle de doublon utilise le numéro de vente et la date de vente pour vérifier l’unicité d’une opération.
  3. En pied de tableau, le nombre d’opérations conformes et le chiffre d’affaires est indiqué. Les messages d’alertes potentiels sont également affichés ici.
  4. Les données avec des liste déroulantes peuvent être directement modifiables depuis la grille ; en double cliquant sur une ligne il sera possible d’éditer et rectifier toutes les informations de la vente avant facturation.
  5. La présence de calculette sur une colonne permet de modifier en masse toutes les ventes qui sont cochées en début de ligne. Par exemple appliquer la devise Eur à toutes les ventes affichées : attention les conversions ne sont pas effectuée.
  6. Dans cette colonne on peut appliquer une tva en masse à plusieurs ventes cochées.
  7. La fonction ANNULER revient à l’accueil de la fonction d’intégration eBay.
  8. En cliquant sur GENERER LES FACTURES, les factures vont se créer à la suite de la numérotation en place.

Modification unitaire d’une vente eBay

Pour modifier une ligne de vente, il faut double cliquer sur celle-ci. Une fenêtre vous permet ensuite d’éditer le détail de la vente :

  1. Toutes les informations de ventes sont susceptibles d’être modifiées.
  2. Le panier article peut être corrigé.
  3. Informations clients.
  4. Informations de livraison.
  5. En cliquant sur enregistrer les informations sont conservées en vue d’être facturées.

Lors de l’importation, chaque nouveau client est créé dans ClicFacture. Pour le cas de plusieurs commandes pour le même client, ClicFacture repère le compte client déjà existant en base de donnée et évite de créer un doublon.

à retenir :

  • une vente ne peut pas être intégrée deux fois
  • un contrôle permet d’éviter les doublons de clients lors de commandes successives
  • si votre fichier n’a pas de tva (ou la mauvaise) vous pouvez la définir manuellement

Annuler un lot de factures

ClicFacture vous autorise à supprimer le dernier lot d’importation. Il suffit de revenir sur le menu d’intégration eBay et de choisir la fonction Effacer le dernier import. Vous pouvez annuler ensuite l’avant-dernier, et ainsi de suite, tant qu’une opération manuelle n’a pas été saisie. (avoir ou facture).

à retenir :

  • la création d’un avoir ou d’une facture manuelle empêche l’annulation des lots importés avant.
  • il est possible d’annuler plusieurs lots successifs

Plateformes de vente

ClicFacture permet lors de l’importation de typer vos flux avec une plateforme de vente. Si vous ne faites que des ventes en France, le flux sera typé eBay tout simplement. Si vous avez besoin de subdiviser ce flux en plusieurs plateformes (eBay France, eBay Italie, eBay Allemagne…), vous pouvez créer vos plateforme depuis le menu Paramètres  / Listes paramétrables / Rubrique Plateforme de vente : 

Une fois vos plateformes créées, vous pourrez lors de vos intégration associer la plateforme eBay souhaitée :

Exemple de facture eBay importée dans ClicFacture

Avant d’importer vos ventes pour réaliser votre facturation eBay, pensez à paramétrer votre modèle de facture, afin d’insérer les mentions légales obligatoires et aussi personnaliser le look de vos factures.
Le modèle qui sert à intégrer les ventes eBay s’appelle Modèle eBay. On peut le modifier ou en créer d’autres dans le menu Paramètres/Modèles.