Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

Les modèles de ClicFacture vous permet d’organiser le plus efficacement possible vos futures facturations. Cet article vous révèle les principes essentiels de la notion de modèle permettant d’éviter les pièges et de gagner du temps.

TUTORIEL
Notions essentielles
Les modèles dans votre dossier
Modèles favori
Supprimer un  modèle
Prix unitaire et colonnes
Utilisation dans les documents
EN RÉSUMÉ !!! 

Notions essentielles

Le principe d’un modèle est de réunir tous les éléments de présentation communs  à l’ensemble des documents nécessaires à votre activité commerciale. On retrouvera principalement  :

  • les options de présentations stylistiques (polices, couleurs, préférences, logos, images…)
  • les colonnes utilisées pour facturer vos prestations de service et marchandises
  • vos informations statutaires d’entreprises obligatoires sur toutes les documents

Les devis, commandes, livraisons, factures et avoirs partagent les éléments définis dans votre modèle.
Aucune information particulière à une catégorie de document ne doit être renseignée dans le modèle.

Ce sont les cas des mentions légales, administratives et commerciales, que l’on retrouve uniquement sur les devis (durée de validité, bloc signature, lien vers CGV…), sur les factures (conditions de paiements, mention d’exonération de tva, domiciliation bancaire…). Ce type d’informations trouvera sa place dans le menu Paramètres / Options des documents. Vous trouverez des onglets par catégorie de document qui vous permettront de renseigner ces mentions spécifiques.

Les modèles de documents dans votre dossier

Il n’est pas forcément obligatoire d’avoir plusieurs modèles. Un seul modèle peut suffire à votre activité.
Il est conseillé d’en créer de nouveaux pour :

  • une activité ne nécessitant pas de TVA comme une vente export
  • la traduction d’un modèle dans une langue différente :
  • une activité avec des colonnes différentes (références, coefficient, unités d’œuvres…)
  • disposer d’un entête différentié dans le cas de représentation de marques distinctes
  • certaines opérations comme l’autoliquidation de tva en cas de  sous-traitance dans le BTP

Autres tutoriels : Traduction de vos modèles et Modèle autoliquidation de tva

Le modèle favori

Le modèle favori est activé dans la liste de vos modèles en cliquant sur l’icône cœur en bas à gauche.
Ceci signifie que ce modèle est le modèle proposé par défaut pour vos futurs documents. Il servira de modèle de référence pour les prochains modèles créés.

Il existe un bouton de recopie de la présentation du modèle favori au sein de chaque modèle sur l’onglet Mise en page :

Nommage des modèles

Il est conseillé de bien nommer vos modèles avec des titres faciles à comprendre. Vous pourrez plus facilement les choisir au moment de créer un nouveau document.

Exemples : Modèle avec TVA, Modèle sans TVA, Autoliquidation de TVA, Activité 1, Activité 2, Modèle Anglais…

Suppression d’un modèle

Cliquez sur l’icone corbeille d’un modèle pour le supprimer. Il n’est pas possible de supprimer le modèle défini par défaut. Il faut pour cela désigner un autre modèle par défaut. La suppression d’un modèle empêche son utilisation ultérieure pour la création de nouveaux documents. Il est entendu que les documents déjà créés ne sont pas supprimés.

Modèles avec prix unitaire en TTC ou HT

Lors de la création d ‘un modèle vous devez indiquer quel type de prix va être utilisé dans votre modèle pour les calculs de totalisation de vos documents.
Deux méthodes sont proposées :

  • prix unitaire exprimé en ttc : utilisez ce fonctionnement quand vous travaillez avec des particuliers qui vont préférer connaître le prix payé.
  • prix unitaire exprimé en ht : on privilégie ce fonctionnement pour les professionnels, qui déduisent la tva et préfèrent ce format de présentation.

D’un point de vue technique, le choix amène une logique de calcul différente, notamment pour la gestion des arrondis. Pour cette raison nous vous conseillons de bien choisir cette notion en fonction des attentes de vos clients.

Les colonnes d’un modèle

Les colonnes d’un modèle sont très importantes pour votre activité. Elles déterminent la manière dont vous aller chiffrer, évaluer, quantifier vos prestations et les biens que vous allez facturer. Sans entrer dans le détail ici, il faut retenir pour les colonnes :

  • elles sont verrouillées dans un modèle dès lors qu’un document est réalisé : on ne peut plus les enlever ou les supprimer du modèle.
  • seules les colonnes Références et Unités d’oeuvre peuvent éventuellement être encore supprimées ou ajoutées après la création d’un document.

Pour en savoir plus  : le fonctionnement des colonnes de votre facturation.

Utilisation des modèles dans les documents

Lors de la création d’un nouveau document, il faut choisir avant toute chose le modèle qui va apporter vos préférences de présentation :

Il est possible d’accéder au modèle depuis un document en cours d’élaboration en cliquant sur Options.
En choisissant le bouton ACCÉDER AU MODÈLE un nouvel onglet vous permettra de régler votre modèle.

Suite à une modification de votre modèle, il est possible de le recharger dans un document en choisissant le bouton RECHARGER MODÈLE.
C’est notamment le cas lorsque vous changez d’adresse et qu’une facture a été établie avec votre ancienne adresse.

En résumé (…pour aller à l’essentiel) :

On ne peut pas changer le modèle d’un document une fois qu’il est enregistré.
Un document ne peut pas changer de modèle au moment de sa transformation (devis en facture par exemple).
Il est déconseillé de faire un modèle pour les devis et un modèle différent pour les factures.
Il est possible de recharger le modèle dans un document
Ne pas faire de modèle spécifique au devis ou facture
Préférer un modèle en prix unitaire ttc pour les particuliers
Préférer un modèle en prix unitaire ht pour les pros (qui récupèrent la tva).
Il est possible de créer des présentations différentes sur plusieurs modèles.
Utilisez le menu Options des documents pour les mentions spécifiques aux devis, factures etc…
La création d’un document verrouille l’ajout/suppression de colonnes de son modèle
Les colonnes Référence et Unité d’oeuvre échappent à cette règle.
C’est à partir du modèle que vous pouvez traduire vos factures.