Pour pouvoir utiliser des documents d’achat, il faut bien sûr créer des fiches fournisseurs. Vous pouvez les créer depuis le carnet d’adresses (menu Données/Carnet d’adresses), ou depuis l’enregistrement d’une pièce d’achats si le fournisseur détecté n’est pas encore en carnet d’adresses.
- Menu Données/Carnet d’adresses
Il est possible de créer une relation entre le catalogue d’articles et vos fournisseurs. Vous pouvez le faire au sein d’une fiche d’article :
Cette association peut être faite de façon collective pour un groupe d’articles sélectionnés avec la fonction Révision fiche d’article du catalogue d’articles. L’intérêt final de cette information est de vous permettre de bénéficier de filtre en saisie, mais aussi en consultation et en analyse :
Une demande de prix permet d’adresser un besoin à un fournisseur en vue de pouvoir obtenir une offre ou un devis chiffré. C’est pour cette raison qu’une demande de prix est généralement muette de montants financiers et n’exprime que des quantités ou des besoins sur le document final transmis au fournisseur. La demande de prix pourra ensuite être transformé en commande fournisseur, qui permettra d’officialiser la demande avec les prix convenus dans le devis du fournisseur.
La commande fournisseur permet d’officialiser une demande auprès du fournisseur et servira de document de suivi de la demande. Elle peut être issue d’une demande de prix transformée en commande, comme évoqué précédemment, ou bien être dupliquée depuis une précédente commande si les articles sont sensiblement les mêmes à chaque réassortiment de marchandises/fournitures.
Lors de la saisie, pour gagner du temps, vous pouvez filtrer les articles du catalogue sur le fournisseur souhaité pour n’afficher que ses références à commander.
En cours de saisie, il est probable que vous constatiez une évolution de tarif fournisseur par rapport au prix d’achat stocké sur votre fiche article. Vous disposez d’un bouton permettant de mettre directement à jour les prix d’achats des différents articles présent dans les lignes de saisie :
Dans certain cas, un document client, devis ou commande, peut nécessiter la commande précise de fournitures. Il est possible de transformer le document client en document fournisseur. Lors de cette opération, il est préférable de remplacer le prix de vente des articles par le prix d’achat renseigné dans la fiche article.
Pour obtenir ce type de comportement il faut activer la case à cocher « Remplacer le prix de vente par le prix d’achat lors de la transformation d’une pièce client vers une pièce fournisseur » du menu Paramètres/Affichage et fonctionnement/Fonctionnement général. Il faut penser à enregistrer en haut de page pour confirmer la préférence.
La réception fournisseur peut être la suite logique d’une commande fournisseur, lorsque le livreur vous remet les marchandises. Elle peut aussi être directement saisie, s’il n’y a pas eu de document de commande. Une demande téléphonique ou par mail ou depuis le site du fournisseur directement peut avoir occasionné cette livraison.
Le document de réception permet de conserver un document précis des quantités reçues par références ; si le module stock est utilisé, elle permettra d’alimenter les quantités en positifs pour chaque article et ainsi disposer d’un état des stocks à jour.
En savoir plus sur le module des stocks de ClicFacture :
