La dématérialisation des factures est un sujet souvent évoqué en entreprise pour réduire les coûts et les délais de traitement. L’usage de la facture électronique devrait rapidement se généraliser.
Usage obligatoire de la facture électronique
La loi Macron du 6 août 2015 a pour ambition de généraliser l’usage obligatoire de la facture électronique aux relations entre les entreprises. L’ensemble des entreprises françaises devront alors recevoir les factures sous format électronique, selon un calendrier planifié entre 2017 et 2020 :
- 1er janvier 2017 : pour les organisations publiques et les grandes entreprises
- 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire
- 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises
- 1er janvier 2020 : pour les micros entreprises.
Pour en savoir plus sur décret n°2016-1478 relatif au développement de la facturation électronique.
La facture numérique pour gagner du temps administratif et comptable
Les services comptables consacrent 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. La dématérialisation des factures représente une économie de l’ordre de 50 à 75% par rapport au traitement papier.
La généralisation de la facture électronique permettrait des économies importantes de frais de gestion des entreprises en réduisant les délais de traitement et de paiement de la facture. Le simple fait d’imprimer une facture, de la glisser dans une enveloppe avec la bonne adresse et l’affranchir prend beaucoup plus de temps que d’envoyer par mail cette même pièce au format PDF.
Un outil de gestion commerciale saura vous indiquer quand cette facture a été transmise et le suivi de son règlement sera également facilité dans la suite du traitement. Bien plus qu’une obligation, la réglementation de dématérialisation des factures va amener beaucoup d’entreprises à s’équiper d’une solution de gestion commerciale permettant d’optimiser bien plus que l’envoi simple d’une facture électronique.
Simplifier les échanges avec les administrations
Facturer par voie électronique permet aussi aux entreprises de simplifier leur relation avec les administrations : diminution des coûts d’impression et d’envoi postal, réduction de l’empreinte carbone, limitation des manipulations de documents « papier », réduction des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges. La démarche de dématérialisation des factures constituera un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus systématique dans les marchés publics), ainsi qu’un avantage de communication à ne pas négliger (image, exemplarité et notoriété). Notamment sur le sujet de la dématérialisation des factures marchés publics, l’entreprise a tout intérêt à prendre les devants si elle souhaite continuer à répondre aux appels d’offres des établissements publics.
Une idée du coût et de l’économie estimée ?
- Une facture électronique reçue dans une entreprise coûte jusqu’à 6 € de moins qu’au format papier.
- La facture électronique sortante coûte jusqu’à 3 € de moins qu’au format papier.
(sources : études GS1 France 2010 et Arthur D. Little 2001)
Transmission des factures électroniques obligatoire pour qui et pour quand ?
La facturation dématérialisée avec l’administration française a été rendue obligatoire le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises. Les PME et TPE seront concernées à partir de 2019 et 2020.
La plateforme Chorus mise en place dans le cadre de la Loi de Modernisation de l’Economie (LME) accompagne les quelques un millions d’entreprises fournisseurs des établissements publics et collectivités territoriales.
Cette mesure concerne les collectivités locales et les établissements publics (environ 78000 entités en France). Son usage obligatoire a pour objectif de simplifier les démarches de plus d’un million d’entreprises, avec un volume global de plus de 100 millions de factures par an.
Les factures doivent être établie en conformité avec l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat). Les documents acceptés doivent être au format PDF (mis en place par Acrobat Reader) ou bien XML (Extensible Markup Language : langage informatique spécifique à l’usage du web). Les factures transmises doivent bien entendu disposer des champs d’information obligatoire.
ClicFacture pour transmettre vos factures sous format électronique !
Tous les types de formats de factures électroniques (pdf, xml, pdf signé, format EDI) pourront être échangés.
Nativement générées au format pdf (Acrobat Reader), les factures émises par ClicFacture répondront aux obligations des petites entreprises de transmettre des factures électroniques, mais aussi pour leur devis, commandes, livraisons, relevés de facture. A moindre coût (moins de 99 € par an), une petite structure pourra s’intégrer sans difficulté dans l’évolution des usages administratifs en matière de facturation sans risquer d’être pénalisée.
Au delà de la réponse légale apportée, c’est aussi l’optimisation des temps de traitement et la facilité de gestion qui finiront de convaincre ces mêmes entreprises.
ClicFacture essai gratuit pendant un mois !
Ref article : 12/10/16/120
