Facture électronique obligatoire pour les entreprises

La facture électronique est un des enjeux les plus ambitieux des prochaines années en matière d’évolution des usages comptables et administratifs pour les entreprises, en France. Véritable serpent de mer depuis les premières annonces de planification, en 2015, ce projet a déjà été reporté deux fois. Il viendra sans nul doute occuper le centre des préoccupations des chefs d’entreprise et de leurs comptables dans les prochaines années. En sa qualité d’opérateur de dématérialisation (OD) ClicFacture est naturellement au cœur de ce sujet. Nous vous expliquons ce qui va changer pour vous et vos données d’entreprise, étape par étape.

Sommaire de l’article : 

Calendrier de l’obligation de dématérialisation des factures
e-invoicing et e-reporting : les transactions concernées
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Où et comment faire ses factures électroniques ? 
Les plateformes de dématérialisation PDP et PPF
FAQ

La loi Macron du 6 août 2015 avait fixé le premier calendrier de travail, avec l’ambition de généraliser l’usage obligatoire de la facture électronique entre les entreprises. L’ensemble des entreprises françaises devait alors recevoir et émettre des factures sous format électronique, selon un calendrier planifié entre 2017 et 2020. Le projet fût finalement reporté entre 2024 et 2026 pour finalement être décalé à entre 2025 et 2026…si tout se passe bien !

Le nouveau calendrier a été redéfini à l’occasion d’un amendement (N° I-5395) qui devrait être confirmé par la promulgation de la loi de finance 2024 par recours à l’article 49.3.  Deux phases principales :

Tous les flux de données de facturation ne seront pas concernés par le sujet de la facturation électronique. En revanche, tous feront l’objet d’un processus de dématérialisation. Il faut distinguer les deux catégories de transactions de données :

• opérations de facturation relevant d’un process e-invoicing
• opérations de facturation relevant d’un process e-reporting.

Le flux électronique données de facturation  va concerner les transactions : BtoB : pro vers pro BtoG : pro vers administration publique La facturation dans ce contexte nécessitera l’usage d’une facture électronique. Il ne sera plus permis d’adresser cette pièce au format papier ou PDF par mail. Le réceptionnaire devra donc disposer d’une plateforme PPF (portail Chorus) ou PDP pour réceptionner la facture électronique émise.

Le flux électronique de reporting va concerner tous les échanges : BtoC : pro vers particulier BtoB :  internationaux : pro vers pro à l’international Le système de la facturation prendra, ici, la forme d’une collecte et d’une transmission des informations de tva au format électronique pour une période. Il ne s’agira pas d’une facture électronique, mais d’un rapport regroupant les montants de tva attendus, à la manière d’un ticket Z. Il sera donc possible de continuer la transmission aux formats papier et pdf par mail d’une facture aux clients particuliers, ou bien aux clients pro à l’ international.

Plusieurs formats de facture électronique peuvent être utilisés.

Factur-X est un format hybride. C’est celui-ci qui va vraisemblablement être le plus couramment employé chez les plus petites structures. C’est en tout cas le moins complexe à produire. ClicFacture a retenu ce format pour ses développements.

Concrètement une facture électronique au format Facture-x c’est  :

un fichier PDF lisible par un être humain (vos clients…) un fichier xml interprétable automatiquement par un système informatique

Les grandes entreprises et ETI s’orienteront plutôt vers les deux formats suivants :

• UBL (Universal Business Language), format structuré
• CII (Cross Industry Invoice), format structuré

La plupart des éditeurs de logiciel de facturation vont devoir se conformer à un des formats de facture électronique évoqué plus haut. Ils agiront en qualité d’opérateur de dématérialisation (OD pour avoir l’air branché à Bercy !). ClicFacture, votre serviteur, sera un des éditeurs qui agiront en qualité d’OD en vous permettant d’émettre des factures nativement au format factur-x ! Il ne sera donc pas nécessaire de recourir à un service OCR (reconnaissance optique de caractères) puisque le format des factures électroniques générées par ClicFacture  sera directement interprété par les plateformes de dématérialisation de vos clients, et bien sûr, l’administration fiscale.

Très concrètement, le logiciel de facturation ClicFacture apporte une solution de gestion intégrée au processus plus globale de la réforme de la facturation électronique.

• connexion au service API de l’Insee pour disposer du SIREN nécessaire pour l’émission d’une facture électronique BtoB / BtoG
• contrôle et vérification des données avant émission de vos factures électroniques
• génération de vos factures au format Factur-x
• stockage de toutes les factures électroniques sur un hébergement dédié, pour garantir l’origine du flux pour la piste d’audit
• connexion automatique au service PPF pour transmettre vos factures électroniques
• connexion automatique aux services PdP partenaires de ClicFacture

ClicFacture vous permettra une transition simple et sécurisée, sans bouleversement de l’essentiel de vos habitudes commerciales.

A partir de la date de mise en application, il ne sera plus possible de transmettre directement vos factures à un professionnel par mail avec un pdf habituel, ou bien par la poste… Il faudra s’en remettre à un intermédiaire pour faire transiter cette facture vers votre client préféré, et aussi, vers l’administration fiscale !

Deux solutions s’offrent à vous :

• Le Portail Public de Facturation ou PPF

  Ce service, représenté par la plateforme Chorus, vous permettra de transmettre gratuitement votre facture électronique au partenaire de votre client. Le portail Chorus est déjà la plateforme de dématérialisation pour transmettre une facture à une administration publique.

• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou PDP

  Le service de ces plateformes sera vraisemblablement payant, avec un coût par facture, ou bien un forfait selon les opérateurs et en fonction des autres services apportés.

En tant que fournisseur, vous devrez transmettre une facture électronique à votre partenaire de dématérialisation qui se chargera de le transmettre au partenaire choisi par votre client, mais aussi à l’administration fiscale, par l’entremise du portail Chorus. Celui-ci pourra consulter le document sur son espace de dématérialisation de facture, avec la possibilité de refuser, ou de générer un paiement de cette créance. Si votre client est un particulier, le PPF ou PDP matérialisera l’opération dans un flux e-reporting, sans la transmettre au client. Pour vos achats, le processus de dématérialisation des factures fournisseurs sera le même…mais en sens inverse ! Dans tous les cas, vos factures électroniques achèveront leur parcours par une réception sur la plateforme technique de l’administration fiscale pour le reporting et la collecte de la TVA.

Outre le prix à acquitter, la nuance pour bien choisir entre un PPF ou un PDP, se situera autour des services associés proposés par les différentes plateformes entre les flux comptables automatiques, les opérations de paiement, de recouvrement, de financement, de reporting et d’analyse…

Il est aussi  probable que les exigences en termes de niveau de disponibilité (rapidité pour envoyer ou recevoir une facture) et d’accompagnement  (mise en place, aide utilisateur et support technique) ne seront pas les mêmes entre des solutions gratuites ou payantes. Selon le nombre d’opérations  et de traitements à effectuer, il est probable que le service public proposé par le portail Chrorus, soit rapidement saturé et que les fournisseurs privés de PDP trouvent leur raison d’exister.

La profession comptable et les prestataires de services administratifs, concernés au premier plan, devront également adapter leurs usages à l’obligation de dématérialiser la facture. Le rôle du  comptable va muter vers un accompagnement du processus des entreprises, et peut-être s’ouvrir sur de nouvelles missions d’expertise comptable.

L’automne 2023 a confirmé la liste officielle des PdP pouvant être votre futur partenaire, en alternative au PPF. Nous ne manquerons pas de vous informer dès réception des résultats !