Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

Ce tutoriel vous explique comment paramétrer votre dossier en vue de générer vos écritures de ventes ou de règlements vers votre dossier de comptabilité tenu sur IBIZA Software.

 

Préférences comptables pour exporter vers IBIZA

La première étape consiste à déclarer dans ClicFacture les informations nécessaire pour qu’IBIZA accepte les futures transactions d’écritures. Cette opération est à renseigner une seule fois et il ne sera ensuite plus nécessaire de les modifier.

Il faut pour cela identifier le format IBIZA comme étant le logiciel de comptabilité cible pour la génération d’écritures. Cette option est située dans le menu Comptabilité/Préférences comptables.

C’est dans cette page que vous pourrez également procéder à un certain nombre de réglages en lien avec vos préférences comptables pour la définition des comptes et le format des écritures générées.

Nous vous conseillons de cocher l’option Regrouper les comptes produits en une seule ligne, qui permettra de n’avoir qu’une ligne par compte produit, notamment si il a plusieurs articles de ventes ventilés sous le même compte comptable.

Si votre dossier dispose de différents taux de TVA, nous vous conseillons de cocher cette option. Vous pourrez ensuite choisir une comptabilisation avec des comptes de TVA différenciés grâce aux différents menus déroulants pour chaque taux : Il faudra au préalable avoir créé vos différents comptes dans le menu Comptabilité/Plan comptable.

Renseignement du jeton (ou token) d’Ibiza

Comment récupérer les informations dans IBIZA

Le jeton se situe dans votre dossier en cliquant sur votre profil utilisateur. En choisissant Jetons partenaires IRF, vous trouverez ABD Europe – ClicFacture :

Il faut ensuite cliquer sur le bouton OK qui permettra de copier votre identifiant dossier ainsi que le jeton. Nous vous déconseillons de copier le jeton par clic droit ou CTRL+V, puisque votre jeton sera copier sans votre identifiant dossier. Il ne vous reste plus qu’à coller cette information dans ClicFacture.

Comment enregistrer votre jeton dans votre dossier ClicFacture

En rejoignant le menu Comptabilité/Paramètres comptables :

En descendant dans la page à la rubrique Paramétrage jeton/token IBIZA, vous trouverez une zone pour coller le jeton copié précédemment dans l’application IBIZA :

Dans la zone de gauche, il faut coller votre jeton  :

  • CTRL+V
  • Clic droit+coller
  • Pomme + V pour les utilisateurs Mac).

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton Enregistrer : votre jeton sera  opérationnel et vous pourrez dès lors transférer vos écritures de ClicFacture vers Ibiza.

Transfert des écritures comptables

Une fois votre plan comptable et vos préférences définis, vous pouvez rejoindre le module de transfert des écritures comptables vers IBIZA. Vous pourrez définir la période des écritures à intégrer dans IBIZA, ainsi que les journaux concernés, pour ensuite cocher les écritures à importer. Une coche en tête de colonne vous permet de tout sélectionner. Il ne reste qu’à cliquer sur le bouton de transfert. Un page s’ouvre et vous indique dans un rapport si l’accès à IBIZA et l’importation ont pu se faire.

Les écritures sélectionnées sont automatiquement transférées dans votre dossier Ibiza et un rapport de fin de traitement doit s’afficher :

Vous pouvez contrôler les pièces comptables dans IBIZA et consulter directement la facture d’origine dans une visionneuse web en cliquant dans la colonne Doc.  :

Comment désarchiver des écritures déjà transférées

Il est probable que vous ayez à rejouer l’exportation de vos écritures comptables pour diverses raisons. En retournant dans le menu Comptabilité/Transfert d’écritures il vous est permis de choisir d’Afficher  les lignes déjà importées en comptabilité.

Vous pourrez alors sélectionner la période concernée et désarchiver une ou plusieurs écritures. La case à cocher en haut de la colonne Archive permet de choisir toutes les écritures à désarchiver. En confirmant cette option les écritures vont reprendre un statut transférable. Il faut ensuite décocher “Afficher les lignes déjà importées” pour les retrouver et les générer à nouveau vers la comptabilité Ibiza.