 | La fonction webmail de ClicFacture permet d’adresser un lot de factures en une seule fois à un groupe de destinataires. Retrouvez l’explication du fonctionnement de l’envoi de mails par lot dans ce tutoriel. |
PLAN DE L’ARTICLE
Qu’est ce qu’un webmail ?
Envoi d’un lot de factures par mail
Adresses mails manquantes
Contrôle des envois
Qu’est ce qu’un webmail ?
Un webmail est un mail adressé depuis une plateforme web, par opposition au mail adressé depuis un client de messagerie traditionnel. Dans notre contexte, ce que nous appelons webmail, est un mail adressé depuis ClicFacture en votre nom. Il est important de préciser que :
- l’envoi se fait en votre nom sous la forme d’un alias de votre adresse mail ; ce n’est pas un envoi de mail classique.
- le mail ne passe pas par votre boite d’envoi, mais une copie peut vous être adressée.
- la qualité de réception du mail peut varier selon le réglage anti-spams de vos destinataires.
Envoi d’un lot de factures par mail
Pour adresser un lot de factures, il faut rejoindre le rapport des factures.
- Depuis la liste des factures de la console,
- En cliquant sur bouton bleu Rapport,
- Vous pouvez ensuite cocher les factures à envoyer
- et finaliser l’opération en cliquant sur le bouton Envoi Webmail
Pour envoyer des devis, commandes, livraisons… de la même manière, il faut aller dans les rapport associés à chaque type de documents.
Une fenêtre de confirmation s’ouvre pour vous indiquer :
- le nombre de documents qui va être envoyés,
- les éventuelles absences d’adresses mails pour certaines factures :
En cliquant sur Valider, les documents sont successivement adressés à chaque client. Un message de confirmation s’affiche en fin de traitement.
Adresses manquantes
Le traitement d’envoi par lot nécessite de renseigner sur chaque fiche client au moins une adresse mail. Lorsqu’il manque une ou plusieurs adresses, ClicFacture vous l’indique dans le message suivant :
Pour renseigner cette information, il est possible de passer par Données / Carnet d’adresses ou bien par Menu / Clients dans la console. Sur la fiche du client il faut renseigner au moins une ligne avec l’entrée e-Mail. Il faut aussi que la colonne Mail soit cochée pour au moins une ligne aussi :
Pensez bien à enregistrer dans le bandeau bleu en haut de page !
Contrôle des envois
La colonne avec une enveloppe vous permet de savoir qu’un webmail a été adressé et à quelle date, en laissant le pointeur de votre souris sur la coche. La facture hérite du statut « envoyé » lors de l’envoi par lot
- d’afficher les factures ayant fait l’objet d’un envoi,
- ou bien celle qui au contraire n’ont pas été envoyées
- ou enfin toutes les factures envoyées ou pas
Pour chaque document il est possible de vérifier l’historique d’envoi des webmails via le menu Information du document :
Vous obtiendrez les informations suivantes avec notamment la ou les dates d’envoi et adresses mail des envois successifs :
