Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

La fonction webmail de ClicFacture permet d’adresser une liste de factures en une seule fois à un groupe de destinataires. Retrouvez l’explication du fonctionnement de l’envoi de mails par lot dans ce tutoriel.

PLAN DE L’ARTICLE
Qu’est ce qu’un webmail ?
Tableau récapitulatif
Sélection des factures
Adresses mails manquantes
Contrôle des envois

 

Qu’est ce qu’un webmail ?

Un webmail est un mail adressé depuis une plateforme web, par opposition au mail adressé depuis un client de messagerie traditionnel. Dans notre contexte, ce que nous appelons un webmail, est un mail adressé depuis ClicFacture en votre nom. Il est important de préciser à ce stade que :

  • l’envoi se fait en votre nom sous forme d’alias de votre adresse mail ; ce n’est pas un envoi de mail classique.
  • le mail ne passe pas par votre boite d’envoi, mais une copie peut vous être adressée.
  • la qualité de réception du mail peut varier selon le réglage anti-spams de vos destinataires.

Accéder au tableau récapitulatif

Pour adresser des factures en lot, il faut rejoindre le tableau récapitulatif des factures.L’accès peut se faire de plusieurs endroits :

  • Soit directement depuis la liste des factures de la console,
  • Soit depuis le menu Statistiques du menu supérieur :

  • Soit depuis la mosaïque des raccourcis de ClicFacture

Pour envoyer des devis, commandes, livraisons… de façon groupée, il faut aller dans les récapitulatifs respectifs des devis, commandes et livraisons…

Sélection des factures à adresser

Depuis le tableau récapitulatif, vous pouvez choisir la période qui vous intéresse avec le sélecteur de dates.
Il faut ensuite cocher les factures qu’il vous intéresse d’envoyer. Un bouton de sélection globale permet de toutes les sélectionner en en-tête de colonne. Dès lors qu’au moins une facture est sélectionnée, un masque s’ouvre permettant de cliquer sur la fonction ENVOI WEBMAIL :

Une fenêtre de confirmation s’ouvre pour vous indiquer :

  • le nombre de documents qui va être envoyé,
  • les éventuelles absences d’adresses mails pour certaines factures :

En cliquant sur Valider, les documents sont successivement adressés à chaque client. Un message de confirmation s’affiche en fin de traitement.

Adresses manquantes

Le traitement d’envoi par lot nécessite de renseigner sur chaque fiche client au moins une adresse mail. Lorsqu’il manque une ou plusieurs adresses, ClicFacture vous l’indique dans le message suivant :

Pour renseigner cette information, il est possible de passer par Données / Carnet d’adresses ou bien par Menu / Clients dans la console. Sur la fiche du client il faut renseigner au moins une ligne avec l’entrée e-Mail. Il faut aussi que la colonne Mail soit cochée pour au moins une ligne aussi  :

Pensez bien à enregistrer dans le bandeau bleu en haut de page !

Contrôle des envois

Une fois les webmails adressés, ClicFacture ajoute une coche dans la colonne mail et passe automatiquement le statut de la facture à “envoyé”.  En laissant la souris sur la coche d’une ligne, la date d’envoi apparaît. Il est possible grâce au bouton Envoi Webmail  :

  • d’afficher les factures ayant fait l’objet d’un envoi,
  • ou bien celle qui au contraire n’ont pas été envoyées
  • ou enfin toutes les factures envoyées ou pas

Pour chaque document il est possible de vérifier l’historique d’envoi des webmails via le menu Information du document :

Vous obtiendrez les informations suivantes avec notamment la ou les dates d’envoi et adresses mail des envois successifs :