Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

Certaines activités nécessitent une facturation régulière amenant à établir les mêmes factures de mois en mois. On parle communément de facturation récurrente. Le tutoriel qui suit vous décrit comment, au travers d’un contrat, il est possible de générer périodiquement vos factures récurrentes.

PLAN DU TUTO
Principe du contrat
Les libellés automatiques
Échéanciers de facturation
Génération de factures récurrentes
Contrôler l’avancement des facturations
Clôturer/dé-clôturer un contrat

Le contrat  : pivot de votre facturation récurrente

Le fonctionnement de la  facturation récurrente s’appuie sur un nouveau type de document  : le contrat. Il peut très facilement être renommé en lettre de mission, ou bien contrat de service, abonnement, affaire, bail… Il ne sera pas nécessairement remis au client. Il va simplement définir la facturation qui va être répétée régulièrement. Il est accompagné d’un échéancier de facturation qui organisera la cadence de facturation dans le temps.
Un devis, une commande peuvent être à l’origine d’un contrat en utilisant la fonction Transformation. Il est également possible de dupliquer un contrat pour générer la base d’un autre contrat.

Le contrat peut être créé comme une pièce, classiquement via le menu supérieur Nouv. Doc ou bien via le menu de la console Contrat :

Il faut considérer le document comme une facture type qui sera utilisée à chaque échéance pour générer une facture.

IMPORTANT  : le mode de paiement et son échéance sont définis dès l’élaboration du contrat. Si vous optez pour un prélèvement, vous pourrez alors définir la date de prélèvement dans la phase de création des échéances de facturation.

Libellés automatiques

Certains termes changent à chaque échéance. Il est possible de fixer ces informations dans des libellés automatiques au sein du contrat. Ils se mettront à jour automatiquement dans le contexte de la génération comptable. On retrouvera principalement des attributs temporels ou séquentiels : dates, mois, année, numéro de l’échéance, nombre d’échéances facturées ou totales du contrat…

La liste exhaustive des textes automatiques est alors affichée. Il vous suffit de reporter les termes dans votre saisie en conservant bien les crochet d’encadrement [ ].

Astuce : On obtient un crochet d’encadrement avec alt gr + touche 5 et °  ; il vous est aussi possible de surligner et copier le libellé approprié pour le coller dans un champs de saisie de votre contrat.

Conditions et échéancier de facturation

Lors de la création de votre contrat, ou ultérieurement, il est nécessaire de définir les futures échéances de facturation. Une échéance de facturation n’est ni plus ni moins qu’une date à laquelle il faudra générer une facture reprenant le contenu de la facture type du contrat.

Un premier bloc (1) vous permet de définir le calendrier de votre échéancier de facturation. Il est possible de le renseigner de date à date, ou bien la date de début et une durée en mois. Le jour de facturation est aussi choisi ici. On peut définir le dernier jour du mois en activant le bouton à droite. Le même fonctionnement est prévu pour le prélèvement. Il faut préciser que cette option n’est proposée que si le mode de paiement a été sélectionné comme prélèvement dans votre contrat. Si c’est un oubli, il suffit de cliquer sur  ANNULER pour revenir au contrat, ou bien modifier le contrat.
L’icone en (2) permet de conserver vos préférences (relatives) pour les futures contrats.  Ces informations sont stockées dans le menu Paramètres/Options des document dans l’onglet CONTRAT.

La colonne statut (3) indique les échéances qui sont déjà facturées. Celles-ci ne pourront faire l’objet d’aucune modification.

Il est possible soit de créer des échéances fixes (5) que vous définissez manuellement, une à une, soit de demander à ClicFacture de les générer (6) en fonction des préférences définies plus haut. L’usage des deux fonctions est tout à fait possible. On peut d’abord générer un échéancier (6), et ensuite supprimer (4) ou ajouter une échéance fixe (5). A tout moment, il est possible de supprimer complètement l’échéancier (7). Les échéances déjà facturées ne seront pas supprimées ou modifiables comme évoqué plus haut.

En validant on enregistre les échéances qui serviront ensuite à générer les factures, période après période.

La génération des factures

Pour accéder à l’écran de génération des factures, vous pouvez soit rejoindre la liste des contrats de la console, soit depuis la consultation d ‘un contrat, l’onglet ACTION  vous invite à rejoindre le récapitulatif des échéances.

Un tableau récapitulatif des échéances programmées sur la période est alors chargé à l’écran :

Un sélecteur de dates vous permet de définir la période à facturer. Toutes les lignes avec une case à cocher sont susceptibles d’être facturées. La colonne Statut vous permet également de le contrôler. Vous pouvez aussi utiliser le témoin de facturation (2) qui permet de n’afficher que les échéances dont le statut est non facturées, à l’inverse les facturées, ou bien toutes les factures qui est le statut proposé par défaut.
La fonction annuler un lot (3) permet de supprimer toutes les factures qui ont été générées lors de la dernière génération de factures depuis ce tableau. Cette fonction ne fonctionne qu’à la condition de ne pas avoir émis d’avoir ou de facture manuellement entre-temps.

IMPORTANT  : Il est impératif et nécessaire de contrôler vos facturations après une génération d’échéances, et ce, avant de poursuivre votre facturation classique. Sans cette précaution, vous risquez de recourir à de multiples avoirs compliquant de façon importante l’exercice de votre facturation.

Le bouton Télécharger (4) permet d’obtenir un récapitulatif PDF ou XLS de vos contrats (à ne pas confondre avec le récapitulatif des factures). Il est possible pour les écrans plus larges d’agrandir le tableau en (5).

Dès que vous cliquerez sur une des cases à cocher (6), vous obtiendrez l’écran suivant :

Le bouton FACTURER lancera la génération des factures en lot.

La fenêtre suivante permet de choisir la date de facturation entre la date définie dans le contrat, ou bien la date du jour de génération. Il est possible d’arbitrer entre la reprise automatique des titres / référence présents dans le contrat, ou bien de choisir une saisie contextuelle qui sera insérée dans toutes les factures générées.

Contrôler l’avancement de vos facturations récurrentes

Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

Depuis la consultation d’un contrat, vous pouvez facilement contrôler la situation d’avancement des facturations grâce à la fonction conditions et échéances :

Depuis le récapitulatif des échéances de facturation il est également possible de faire la situation précise de l’avancement d’un contrat en filtrant précisément sur son numéro.

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Vous pouvez commencer par filtrer sur les dates en choisissant exercice (1). Si le contrat s’étale sur plusieurs exercices, vous trouverez la possibilité d’afficher tous les exercices en cliquant sur la flèche de droite. Il faut ensuite renseigner le numéro du contrat à contrôler en (2). Pour finir validez les critères en (1). Toutes les échéances du contrat seront affichées. En cliquant sur l’entête de colonne N° Ech. en (3) vous pourrez trier dans l’ordre souhaité. Les statuts  de chacune des échéances seront facilement repérables en bout de ligne (4). Il ne vous reste plus qu’à télécharger le tableau au format Excel ou PDF.

Clôturer / dé-clôturer un contrat

A tout moment dans la vie d’un contrat, il vous est permis de clôturer la récurrence de facturation. Les échéances restantes, si il en reste, ne seront tout simplement plus prises en considération dans les échéanciers de facturation. Il reste possible de dé-clôturer un contrat en faisant l’action inverse. Les échéances redeviennent actives pour celles qui ne sont pas encore facturées.

La clôture/déclôture se fait depuis le menu ACTION lorsque vous consultez le contrat concerné.