 | Comment contrôler les envois de documents par e-mails depuis ClicFacture. Le mail a-t-il été envoyé, reçu, ouvert, classé en spam…Ce tutoriel vous détaille les différents outils pour suivre vos envois de mails. |
Plan du tuto
Préambule
Contrôler l’envoi des factures
Contrôler la réception d’une facture
Préambule à propos des envois de mails depuis ClicFacture
Principe des envois de factures par webmail
Lorsque vous adressez un document par mail depuis ClicFacture, celui-ci est confié à un service de MassMailing (MailJet) pour être acheminé à la boîte aux lettre de votre client. Le protocole SMTP (service mail) utilise une fonction d’alias, qui fait croire à votre client que c’est vous qui l’avez adressé. Vous ne trouverez d’ailleurs pas votre mail dans les mails envoyés de votre boîte aux lettres. Vous en aurez une copie en réception puisque vous êtes dans les destinataire en copie. Votre adresse mail est renseignée en ReplyTo (réponse à), pour que l’éventuelle réponse du client arrive chez vous.
Réception de vos factures en spams
Il arrive parfois que les services antispams de vos clients soient réglés de façon un peu forte ou atypique, et fasse arriver vos messages dans les spams, notifications, réseaux sociaux, promotions, forums…en fonction de l’interprétation du message reçu. Il n’y a malheureusement pas de solution miracle sur le sujet. En moyenne, 98% des messages sont bien acheminés à vos clients, mais il reste toujours quelques exceptions qui vont contredire le fonctionnement. Ceci peut aussi arriver avec un envoi classique de messagerie.
Lorsqu’un client ne reçoit pas votre mail, il faut qu’il vérifie dans ses spams, et vous déclare comme non spam pour que le problème soit résolu définitivement. Vous pouvez aussi télécharger le document, et l’envoyer depuis votre propre service de messagerie si cela ne fonctionne toujours pas, ou si le client n’est pas en mesure de corriger le problème.
Contrôler l’envoi et la réception des mails adressés
Les fonctions qui suivent ne concerne que l’envoi de mail adressés depuis la plateforme de ClicFacture en votre nom. Les mails adressés depuis votre propre messagerie après téléchargement ne sont donc pas concernés.
Contrôler les envois dans le récapitulatif de facture
En sélectionnant le récapitulatif de factures (2)(ou devis…) depuis la liste des factures (1), vous obtiendrez un tableau pour la période souhaitée.
Une colonne (3) vous indique les factures qui ont été envoyées (4) depuis ClicFacture. En laissant votre curseur de souris sur une ligne en particulier, vous obtiendrez la date d’envoi.
Vous pourrez ensuite cliquer sur un numéro de facture en début de ligne. En appuyant sur la touche contrôle de votre clavier, cette facture sera ouverte dans un nouvel onglet !
Contrôler la réception d’un email client
Lorsque votre facture est en consultation à l’écran, vous pouvez cliquer sur le bouton Information de l’onglet ACTION de la console :
Vous trouverez un indicateur de réception de mail :
- En cliquant sur l’enveloppe de l’Historique des envois vous disposerez d’une légende des statuts de réception.
- Il est possible de rafraichir la requête notamment si votre mail vient juste d’être envoyé.
- Le statut de réception vous apporte des informations sur la livraison du mail expédié depuis la plateforme, ici le mail a visiblement bien été livré sur boite mail de votre client. Cela ne veut pas dire qu’il ait atterri dans la boite principale. Il peut avoir été réceptionné dans les notification, promotions ou éventuellement dans le spams sur certains logiciels de messagerie qui n’envoient pas d’accusé réception.
Légende des statuts de livraison de mail
Une légende s’affiche en cliquant sur l’enveloppe de l’historique des envois :
Inconnu : il n’est pas possible de connaitre le statut de réception pour une raison technique.
En file d’attente : le mail est en train d’être acheminé, rafraichir dans quelques instants.
Envoyé : le mail a bien été livré sur la boite mail du client
Ouvert ou cliqué : le client a reçu et ouvert le mails
Retourné et rejets : un problème technique empêche la livraison ; vérifiez l’adresse mail ou contacter votre client.
Spams, désinscription : le client a reçu le mail dans ses spams et un accusé de réception a été envoyé pour le signifier.
