Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

ClicFacture permet de travailler à plusieurs en même temps au sein d’un même dossier. Cet article vous divulgue quelques compléments d’information concernant la gestion des utilisateurs au sein du logiciel ClicFacture.

TUTORIEL
Nombre d’utilisateurs
Profils utilisateurs
Accès multi-dossiers
Accès expert comptable
Information utilisateurs/documents
Historique des utilisateurs

Combien d’utilisateurs dans un dossier ?

Seules les versions TPE et TPE+ permettent de disposer de plusieurs utilisateurs avec des logins différents pour accéder au dossier.
Ces versions disposent par défaut de deux adresses mail de connexion différentes.
La première adresse est celle utilisée lors de l’inscription et de la création du dossier.
Elle peut être changée. Il faut pour cela nous adresser depuis la fonction SUPPORT de votre dossier en nous indiquant la nouvelle adresse de connexion.
Pour créer une seconde adresse il faut nous transmettre de la même manière depuis le dossier, l’adresse mail du deuxième utilisateur.
Pour les adresses suivantes, il faut commander directement dans le menu Paramètres/Mon abonnement des accès utilisateurs supplémentaires, et nous transmettre les adresses concernées dès que le paiement des accès a été réalisé.

Quels profils utilisateurs ?

ClicFacture permet d’associer 3 types de profils différents à un nouvel utilisateur :

  • ADV : Administration des ventes, toutes fonctions du logiciel sont ouverte comme pour l’utilisateur principal,
  • Commercial : Seules les fonctions en lien avec les devis sont ouvertes
  • Achat : Seules les fonctions en lien avec les demandes de prix et les commandes fournisseurs sont ouvertes.

Les profils sont appliqués par notre équipe en exprimant une demande de support depuis votre dossier.

Un login pour plusieurs dossiers : comment faire ?

ClicFacture permet avec la même adresse mail de pouvoir accéder à plusieurs dossiers.
Lors des créations de dossiers via l’inscription en ligne, il suffit d’utiliser la même adresse mail. Le même mot de passe devra être renseigné, sans quoi les nouvelles inscriptions ne pourront être validées.
Les connexions suivantes avec l’adresse mail commune permettront d’accéder à un menu intermédiaire pour sélectionner le dossier de travail.

IMPORTANT : Il faut toujours se déconnecter du dossier en cours pour travailler dans un autre dossier.

L’accès expert comptable

La formule TPE+ permet d’ouvrir l’accès de votre dossier à votre expert comptable, pour qu’il puisse recueillir vos lots d’écritures comptables générées depuis votre facturation. Il faut via le menu SUPPORT nous transmettre les coordonnées du collaborateur en charge de votre dossier (nom, mail, téléphone et nom du cabinet d’expertise comptable).
Dès réception, notre équipe se chargera de créer l’accès de votre expert qui sera automatiquement informé par mail de son login et du mot de passe spécifique pour rejoindre votre dossier.

Qui a fait quoi et quand ?

Chaque utilisateur, par son login, laisse des informations sur chaque pièce (ou document).
Il est ainsi possible de savoir très facilement :

  • qui a créé un document et à quelle date
  • qui l’a modifié en dernier et à quelle date

Ces informations sont consultables directement depuis la console dans l’onglet ACTION,
lorsque votre document est en consultation  :

Vous disposerez, pour cette pièce, des informations suivantes :

Récapitulatif des actions des utilisateurs

Un tableau peut être obtenu pour avoir une vision plus globale des actions utilisateurs.
Il faut pour cela rejoindre le menu STATS/Exports avancés et choisir la Liste des pièces : 

En cliquant sur le bouton Paramètres, il est ensuite possible de cocher les champs disponibles pour le suivi des actions utilisateurs.
Cette liste s’exporte ensuite au format .XLS pour être ouvert avec un tableur comme Excel, Google Sheet, Open Office…