Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

ClicFacture vous permet de classer, trier et comprendre toute votre activité commerciale au travers de tableaux récapitulatifs faciles à comprendre et à utiliser. Petit guide d’utilisation pour vous permettre de tirer le meilleur parti des tableaux récapitulatifs de ClicFacture !

TUTORIEL
Fonctionnement
Spécificités par tableau
Récapitulatif pour un client


Fonctionnement général des tableaux récapitulatifs

Les différentes fonctions qui suivent décrivent les possibilités offertes dans tous les tableaux.

Accès aux tableau récapitulatifs

Plusieurs façon d’accéder au tableaux récapitulatifs :

  • A partir de la mosaïque :  choisir la vignette Tableaux récapitulatifs.
    La liste des documents est aussi un tableau récapitulatif, mais de tous les types de documents.

  • à partir du nouveau bouton Récapitulatif en bas de la console (après la liste des documents).
    Si vous êtes dans la liste de factures, vous accéderez directement au tableau récapitulatif de factures, idem pour les devis, commandes etc…

  • à partir du menu supérieur de ClicFacture dans l’onglet STATS puis tableau récapitulatif vous accéderez à la grille de sélection des différents tableaux.

Le sélecteur de dates

Par défaut le sélecteur de dates affiche le mois en cours. Il est ensuite facile de naviguer entre plusieurs mois en s’aidant des flèches directionnelles. Il faut à chaque fois confirmer en cliquant sur la loupe.


Vous pouvez aussi choisir de fonctionner sur une période plus large comme l’exercice comptable ou bien de date à date.Il suffit alors de cliquer au dessus du sélecteur pour changer d’unité de temps.

Accès direct à un document et tri des colonnes

Dans tous les tableaux, il est possible d’accéder directement à un document en cliquant sur son numéro.
En cliquant sur les entêtes de colonnes vous pourrez classer vos documents par ordre croissant ou décroissant en fonction du numéro, de la date, du montant, du nom… En cliquant une deuxième fois l’ordre de tri s’inverse.

Export des données vers Acrobat Reader ou Excel

La fonction d’export se situe dans la pastille de téléchargement en bas à droite des tableaux récapitulatifs.

IMPORTANT : Il faut au préalable avoir choisi les lignes à exporter. Il est possible de tout sélectionner en cliquant sur la case à cocher en haut de colonne. Si le nombre de lignes excède 500, il faut confirmer le choix en cliquant sur tout sélectionner dans 

le bandeau gris qui s’affiche en pied de tableau.

  • PDF : un tableau sera généré automatiquement au format Acrobat Reader
  • XLS : génération au format Excel 97/2000 (compatible avec la plupart des tableurs)
  • CSV : fichier délimité
  • ZIP : L’export ZIP permet d’extraire les factures sélectionnées dans plusieurs PDF réunis dans un fichier compressé.

Spécificités de certains tableaux récapitulatifs

La liste des documents

Cette fonction est accessible uniquement à partir de la mosaïque. Elle regroupe l’ensemble de tous vos documents. Elle servira principalement à retrouver rapidement un document ou filtrer sur un client pour afficher tous les documents sur une période, option également disponible dans une fiche client (historique).

Récapitulatif des factures

Cette liste vous permet d’analyser les informations liées à vos factures.
Vous trouverez un colonne HT et TTC du montant de la facture. La colonne restant due est exprimée en TTC.
Le filtre Toutes les factures permet de n’afficher que les factures soldées, non soldées ou partiellement soldées.
Il est aussi possible de filtrer sur les statuts de factures.

ATTENTION : le total HT de vos factures n’exprime pas votre chiffre d’affaires, puisque les avoirs ne sont pas inclus dans ce tableau. Il faudra lui préférer le récapitulatif de Chiffres d’affaires qui comprend les factures et les avoirs en déduction. Bien entendu si vous n’avez pas établi d’avoir, le total de vos factures HT représente bien votre chiffre d’affaires.

Récapitulatif des devis

Ce tableau permet de retrouver le montant HT et TTC du devis transmis au client. La colonne acompte TTC reprend le montant saisi dans le devis en pied de document. Il n’indique pas que l’acompte a été facturé. C’est dans la colonne Facturé en TTC que vous retrouverez cette indication. Cette même colonne regroupe les différentes facturations émises pour le devis. Il peut s’agir d’un acompte et d’une facture finale par exemple.

Le filtre Tous les devis permet de retrouver les devis basculés, non basculés en facture et les devis archivés.

Récapitulatif de chiffre d’affaires

L’ensemble des factures et des avoirs sont regroupés dans ce tableau. Les avoirs sont soustraits du chiffre d’affaires.
Un colonne indique le type de pièce :  F pour Facture et A pour Avoir.
Le chiffre d’affaires affiché dans le tableau de bord de l’accueil correspond au total HT de ce tableau. Un chiffre d’affaires est généralement exprimé en HT.

IMPORTANT : nous conseillons toujours d’utiliser le tableau de bord de chiffres d’affaire pour transmettre vos comptes à votre expert comptable ; il reprend en effet toutes les opérations nécessaires pour le suivi de vos ventes. Il peut être judicieux de joindre également le tableau récapitulatif des règlements pour la même période.

Récapitulatif des règlements

La colonne montant est exprimé en TTC, en contrepartie d’une ou plusieurs factures généralement.

Récapitulatifs clients

Pour faire le point avec un client il est parfois pratique de pouvoir disposer d’un tableau synthétique de la facturation sur une période. La première étape consiste à choisir quels tableaux choisir :

  • Récapitulatif factures : vous permettra de disposer des toutes les factures avec les montant payés pour chacune. Idéal pour faire un point sur les paiements.
  • Récapitulatifs chiffre d’affaires  : vous permet de disposer dans un tableau excel de toutes informations de facturation , paiement et de compensation d’avoir.
  • Récapitulatif de règlements : dans un tableau excel, retrouvez toutes les informations de règlement de votre client !

1 : Sélectionner en premier la lieu la période qui va vous intéresser en validant avec la loupe.
2 : Vous pouvez ensuite rechercher le nom de votre client pour retrouver son numéro de client.
3 : Le numéro de client reste le moyen le plus sûr de ne pas vous tromper de client et de ne pas inclure un homonyme dans la sélection.
4 : Vous pouvez ajouter d’autres critères de tri comme les facture payées, ou impayées seulement, le code statistique etc…
5 : le bouton de téléchargement vous permet de sélectionner tous les documents, si vous n’en avez coché aucun.
6 : Il ne vous reste plus qu’à choisir un tableau réduit au format PDF, ou bien Excel. Le ZIP permet permet de télécharger les factures dans un fichier compressé pour l’adresser à votre client si il a perdu certaines factures.