Personnalisation des mails dans ClicFacture

Personnaliser les textes et la signature de vos mails  pour accompagner les documents adressés à vos clients depuis la plateforme ClicFacture. Joindre systématiquement des fichiers, comme les conditions générales de vente de votre entreprise.

Plan du tutoriel

Personnalisation des textes des mails
Expressions automatiques
Personnaliser votre signature
Fichiers joints (assurances pro, CGV…)

Personnalisation du texte d’accompagnement

Pour accéder aux différents textes types d’accompagnement, il faut rejoindre le menu Paramètres / Option des e-mails. Vous pouvez ensuite sélectionner le type de document concerné par vos modifications.

Pour chaque type de document, on peut  :

1. Personnaliser l’objet.
2. Personnaliser le contenu du mail.
3. Modifier les éléments de style de votre texte avec l’éditeur de texte.
4. Enregistrer : permet de conserver le bénéfices de vos modifications.

Utilisation d’expressions automatiques

L’emploi d’expressions automatiques permet d’insérer des variables qui se mettront à jour, contextuellement, dans votre texte. Ces variables sont résumées dans une liste sous la zone de saisie du message type. Vous pouvez les saisir directement dans l’objet ou dans le texte d’accompagnement entre crochets :

• [MA_RAISON_SOCIALE], par exemple.

On peut aussi sélectionner, et, copier/coller les expressions directement dans les zones de saisie.

Par exemple, [MA_RAISON_SOCIALE] deviendra le nom de votre société, défini dans le menu Info structure.
[NUM_DOC] apportera le numéro de pièce brut. Il faudra saisir « n° » ou « numéro », si vous souhaitez un sens plus explicite.

[CIV_CLIENT] sera remplacé par Madame, Monsieur, Mademoiselle…ceci implique que l’information ait été soigneusement renseignée dans vos fiches clients.

Personnalisation de votre signature

L’onglet Tous vous permet de définir la signature de vos mails. Elle est commune à l’ensemble des documents envoyés. Vous pouvez définir une signature :

1. Totalement au format texte avec des options stylistiques proposé par l’éditeur associé
2. Totalement au format image : dans l’idéal, cette dernière devra contenir vos coordonnées.

Insertion automatique de fichiers joints

L’onglet « Tous » vous réserve le droit de télécharger jusqu’à 3 fichiers qui pourront systématiquement accompagner, en pièces jointes, les envois de mails.
Il est ainsi possible d’associer un RIB ou une plaquette commerciale de votre entreprise pour un devis, des conditions générales de ventes pour une commande, et un certificat de garantie ou une assurance professionnelle pour une facture par exemple.

Pour chaque type de document vous pourrez ensuite définir quel document systématiquement envoyer.

Par exemple en cliquant dans l’onglet DEVIS, nous sélectionnons d’envoyer systématiquement des CGV et une assurance décennale.

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