Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

La fin de l’année approchant, nous vous informons des quelques consignes de fonctionnement pour le passage vers le nouvel exercice. Ce tutoriel reste valable à n’importe quel moment de l’année en fonction de la date de clôture de votre dossier.

Plan de l’article
A quel moment créer un nouvel exercice
Comment ouvrir un nouvel exercice
Numérotations de vos factures

 

Quand paramétrer mon nouvel exercice ?

Attendre que la date de clôture de l’exercice soit dépassée

Lors de votre connexion dès le lendemain de la fin de votre date d’exercice en cours (le 1er janvier par exemple si vous clôturez au 31/12), vous allez recevoir un message vous alertant de l’ouverture du nouvel exercice : 

En cliquant le bouton VÉRIFIER LA NUMÉROTATION, vous accéderez directement au menu de gestion des vos exercices (Menu Paramètres/Options des documents).

Anticiper la création du prochain exercice

Il est aussi possible de créer votre prochain exercice en prévision de la date prochaine de la fin de votre exercice. Il est cependant préférable de ne pas le faire trop en avance. ClicFacture va en effet toujours privilégier l’affichage des données du dernier exercice dans les listes de documents ou les tableaux récapitulatifs. Il sera alors fastidieux de devoir toujours afficher votre exercice précédent.

Pour accéder à vos paramètres d’exercices, ouvrir le menu Paramètres et cliquer sur Options de documents : 

Comment créer votre nouvel exercice

Vous trouverez en premier lieu dans une liste déroulante permettant de consulter tous vos exercices : 

  • l’exercice actuel, dont les dates de début et de fin sont affichées à droite. Il est encore possible de modifier la date de fin de cet exercice.
  • les exercices terminés, il est encore possible de les sélectionner pour consulter leurs dates, mais aucune modification n’est admise pour ces périodes.

Pour créer un nouvel exercice, il faut simplement cliquer sur le bouton NOUVEL EXERCICE  :

Les dates d’exercice comptable seront calculées automatiquement :

  • Avec une date de début le lendemain de la fin de l’exercice actuel.
    Exemple : 01/01/2019 si la fin de votre exercice est le 31/01/2018.
  • Avec une date de fin calculée un an après la date de début.
    Dans notre exemple le 31/12/2019.

Il est possible de redéfinir une date de fin plus tôt ou plus tard en fonction de vos exigences comptables ou fiscales. Il sera tout a fait possible de venir modifier la date de clôture ultérieurement, même si vous avez déjà fait des factures.

Il n’est cependant pas possible de décaler la date de début d’exercice. Il ne faut en effet pas créer de trou dans le calendrier entre deux exercices.

PRÉCISIONS POUR LES AUTO ENTREPRENEURS : Les dates d’exercices pour un auto/micro entrepreneurs sont fiscalement calées sur le calendrier civil, c’est à dire du 1er janvier au 31 décembre. Bien entendu lors de votre première année d’exercice, la date de début de votre activité n’est pas forcément le 1er janvier. Si vous avez laissé le 1er janvier, ce n’est pas grave. Cela n’empêchera pas ClicFacture de gérer votre exercice correctement.

Il vous est également possible de renommer votre exercice au travers du Code exercice comptable. Nous vous conseillons de rester simple, si votre exercice est essentiellement sur l’année 2019, laissez 2019. En revanche pour un exercice “à cheval” sur deux années, vous pouvez indiquer 2018-19 par exemple. Ce nom est repris dans beaucoup de critères de sélection dans ClicFacture, listes et récapitulatifs de pièces notamment.

IMPORTANT : Pour enregistrer vos informations de changement d’exercice, il faut ensuite penser à cliquer sur le bouton enregistrer.

Numérotation des factures du nouvel exercice

Une fois votre nouvel exercice créé, il faut ensuite contrôler votre numérotation future.
Par défaut ClicFacture définit une numérotation de la manière suivante : 

  • Reprise du format de l’année précédente
    Exemple vous étiez sur une numérotation du type 2018-001, la nouvelle numérotation sera 2019-001.

  • Ré-initialisation du compteur des factures et des avoirs à 1.

Il vous est possible à cette étape de  : 

  • Changer le format de votre numérotation.
    Exemple : La numérotation 0001 peut passer à 2019-0001.
  • Choisir un nouveau numéro de départ. Ce numéro peut être la suite logique de votre dernière facture du précédent exercice. ClicFacture vous indique d’ailleurs quel est votre dernier numéro de facture réalisé.
    Exemple : si votre dernière facture de 2018 était la n°100, vous pouvez choisir 101 pour continuer à la suite.

IMPORTANT : si vous faites le choix d’une numérotation continue (à la suite), il ne faudra plus saisir de facture sur l’exercice précédent. Il faut donc être sûr d’avoir terminé votre facturation, avant d’établir votre première facture de l’exercice.

Émettre des factures sur deux exercices ?

Durant le début du nouvel exercice, il est possible que vous ayez à établir des factures sur l’ancien exercice et commencer à facturer en même temps sur le nouveau.

  • Si votre numérotation redémarre sur un nouveau numéro, cette fonction est possible. C’est la date de facture qui va décider comment numéroter la facture à la suite de celles existantes dans l’exercice.
  • Si votre numérotation est continue d’un exercice à l’autre, il faudra finir la facturation de l’ancien exercice avant d’établir la première facture.

Avant d’établir votre première facture !

Bien vérifier vos paramètres :

Le changement de numérotation n’est plus possible dès lors qu’une facture sera établie sur le nouvel exercice.
Il ne sera plus possible de revenir en arrière, sauf en supprimant la dernière facture réalisée sur le nouvel exercice.

Numérotation des avoirs

La même opération est à effectuer pour la numérotation des avoirs. Si les avoirs suivent la numérotation des factures, il n’y a rien à modifier. Par défaut ClicFacture reprend le fonctionnement de l’année précédente.

Numérotation des autres documents

Les autres documents se modifient de la même façon, avec cependant la latitude de pouvoir changer de format en cours d’année. Il est cependant préférable de voir ces paramètres à l’occasion de la création du nouvel exercice pour garder une cohérence dans vos numérotations pour vous et vos clients.