Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

La fin de l’année approchant, nous vous informons des quelques consignes de fonctionnement pour le passage vers le nouvel exercice. Ce tutoriel reste valable à n’importe quel moment de l’année en fonction de la date de clôture de votre dossier.

TUTORIEL
Les questions à se poser
Créer un exercice avant la clôture
Contrôler sa future numérotation

 

Les questions à se poser : 

Quelles sont les dates de mon nouvel exercice comptable ?

ClicFacture créé par défaut un exercice de 12 mois à compter du lendemain de la clôture de votre dernier exercice.
Beaucoup de dossiers ont des dates correspondant à une année civile (du 01/01 au 31/12).
On trouve aussi des exercices du 01/04 au 31/03, ou encore 01/07 au 30/06 et enfin du 01/10 au 30/09. 
Dans tous les cas le principe reste le même.

Quelle suite pour la numérotation de mes factures ?

Après l’établissement de la dernière facture de l’exercice précédent, il faut choisir entre :

  • une numérotation continue, ou à la suite de votre précédent exercice.

Exemple : dernière facture sur 2019 : 778, première facture sur 2020 : 779
Avantage
: pas de risque de confusion dans les numéros.
Inconvénient : en cas d’oubli sur l’année précédente, il n’est plus possible de facturer dès lors que vous établissez votre première facture sur le nouvel exercice.

  • une numérotation qui réactualise le compteur (à 1 ou bien un autre numéro arbitraire).

Exemple : Dernière facture dur 2019 : 2019-0777, première facture sur 2020 : 2020-0001
Avantage : Possibilité de facturer sur deux exercices en même temps durant la période de transition.
Inconvénient : Risque de se mélanger dans les numéros d’une année sur l’autre. L’idéal est de prévoir un préfixe, par exemple l’année. La Facture 2019-008 ne pourra ainsi pas être confondue avec la facture 2020-008.

Les deux possibilités sont légalement admises.

Quand paramétrer un nouvel exercice comptable ?

Deux possibilités pour la création de votre nouvel exercice : 

  • Attendre tout simplement le changement d’exercice, c’est automatique.
  • Anticiper la création du prochain exercice.

Nous déconseillons d’anticiper trop en avance la création de votre prochain exercice. Le nouvel exercice va en effet devenir l’exercice par défaut de votre dossier pour tous les écrans de consultation.

Création automatique de votre nouvel exercice

Lors de votre connexion dès le lendemain de la fin de votre date d’exercice en cours (le 1er janvier par exemple, si vous clôturez au 31 décembre), ClicFacture aura créé pour vous un nouvel exercice. Vous allez recevoir un message vous alertant de l’ouverture du nouvel exercice. Vous pouvez contrôler vos dates et votre future numérotation en suivant le tutoriel suivant : 

IMPORTANT : Il faut faire la même opération pour les avoirs, mais aussi toutes le pièces utilisées dans votre dossier. Sans cela, les compteurs sont réinitialisés à 1.

Création manuelle du prochain exercice

Il est possible de créer votre nouvel exercice en avance de la prochaine date de clôture. Il est cependant préférable de ne pas le faire trop en avance.
ClicFacture va en effet toujours privilégier l’affichage des données du dernier exercice dans les listes de documents ou les tableaux récapitulatifs. Il sera alors fastidieux de devoir toujours afficher votre exercice précédent pour retrouver vos factures en cours.

Émettre des factures sur deux exercices ?

Durant le début de votre nouvel exercice, il est possible que vous ayez à établir des factures sur l’ancien exercice et commencer à facturer en même temps sur le nouveau.

  • Si votre numérotation redémarre sur un nouveau numéro, cette fonction est possible. C’est la date de facture qui va décider comment numéroter la facture à la suite de celles existantes dans l’exercice.
  • Si votre numérotation est continue d’un exercice à l’autre, il faudra finir la facturation de l’ancien exercice avant d’établir la première facture.

Avant d’établir votre première facture sur le nouvel exercice !

Bien vérifier vos paramètres :

Le changement de numérotation n’est plus possible dès lors qu’une facture sera établie sur le nouvel exercice.
Il ne sera plus possible de revenir en arrière, sauf en supprimant la dernière facture réalisée sur le nouvel exercice.

Numérotation des avoirs

La même opération est à effectuer pour la numérotation des avoirs. Si les avoirs suivent la numérotation des factures, il n’y a rien à modifier. Par défaut ClicFacture reprend le fonctionnement de l’année précédente.

Numérotation des autres documents

Les autres documents se modifient de la même façon, avec cependant la latitude de pouvoir changer de format en cours d’année. Il est cependant préférable de voir ces paramètres à l’occasion de la création du nouvel exercice pour garder une cohérence dans vos numérotations pour vous et vos clients.