Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises

Lors du changement d’exercice, ClicFacture applique un certain nombre de préférences en lien principalement avec vos numérotations de document mais aussi l’appartenance d’une pièce à une période comptable. Ce tutoriel vous résume les points de vigilance à respecter lors de cette transition dans votre facturation.

TUTORIEL

Renouvellement automatique
Paramétrage des numérotations
Numérotation continue ou réinitialisation

Émettre des factures sur deux exercices
En résumé

Nouveauté : le menu  « Numérotations et mentions »

Le menu « Options des documents » devient « Numérotations et mentions ». Comme son nom l’indique, il réunit les préférences en relation à la numérotation des factures, mais aussi des mentions souhaitées sur chaque type de documents. C’est aussi dans ce menu que les dates d’exercices sont déterminées.

Renouvellement automatique d’exercice

Sans attendre que ClicFacture le fasse pour vous automatiquement, il est possible de créer soi-même son futur exercice avec les numérotations associées. Vous pouvez directement rejoindre la rubrique Paramétrage des numérotations pour avoir plus d’informations.

Au lendemain de la date de clôture de votre exercice, ClicFacture créé automatiquement un exercice de 12 mois, consécutif au précédent. La fenêtre suivante va automatiquement s’afficher : 

  1. Le bouton MODIFIER MES CHOIX vous permettra de définir d’autres préférences lors de votre renouvellement.
  2. En cliquant sur le bouton CONFIRMER MES CHOIX, ClicFacture va créer les dates d’exercices et organiser la numérotation pour le nouvel exercice. Il sera possible de revenir sur ces choix via le menu Paramètres / Numérotations et mentions avant de faire une première facture.

Modification des choix de renouvellement d’exercice

En choisissant de modifier vos choix de renouvellement, vous obtiendrez la fenêtre suivante : 

Il sera alors possible : 

  1. De définir une autre date de clôture, si votre exercice exige une durée plus courte ou plus longue pour une raison comptable.
  2. Par défaut, le compteur est réinitialisé à 1 avec la même structure que l’année précédente. Vous pouvez choisir un autre numéro si vous le souhaitez. Il sera possible de modifier de façon plus personnalisée votre numérotation dans le menu Paramètres / Numérotations et mentions tant que vous n’établirez pas une nouvelle facture sur le nouvel exercice.
  3. En choisissant une numérotation continue, ClicFacture va numéroter la prochaine facture à la suite de votre dernière facture de l’exercice précédent. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez plus saisir sur l’exercice précédent. Il faudra commencer par finir vos facturations de l’année précédente, avant de faire la première facture du nouvel exercice. Sans cela votre compteur sera bloqué sur (n-1) et vous ne pourrez plus saisir de facture.

Paramétrage des numérotations

Pour accéder aux réglages de vos numérotations, il faut rejoindre le menu Paramètres / Numérotations et mentions. Tant que vous n’avez pas établi de nouvelle facture sur le nouvel exercice, ClicFacture vous permet : 

  1. de changer de mode de renouvellement de compteur de numérotation entre continu et réinitialisation.
  2. de définir un numéro de démarrage de numérotation
  3. d’avoir un aperçu du numéro de la prochaine facture
  4. de définir une séquence de numérotation avec l’année (sur 2 ou 4 chiffres), le mois et des caractères intermédiaires
  5. de disposer de champs supplémentaires pour la séquence de numérotation
  6. d’enregistrer vos préférences

Cette opération peut être réalisée pour chaque type de document. Il est possible d’appliquer une numérotation identique à tous les documents pour gagner du temps. Il faut alors rejoindre l’onglet Tous, définir vos préférences concernant la séquence de numérotation et cliquer sur le bouton Appliquer à tous. Tous les documents hériteront alors de ce choix de numérotation. Pensez ensuite à enregistrer dans le bandeau bleu.

Réinitialisation du compteur ou numérotation continue ou  ?

Réinitialisation du compteur

La réinitialisation de votre compteur de numérotation vous permet d’établir des factures sur deux exercices en même temps. En début d’exercice notamment, ce fonctionnement est très pratique, si vous avez encore quelques factures à établir sur l’ancien exercice, et qu’en parallèle, vous commencez déjà à facturer sur le nouvel exercice. 

L’inconvénient est qu’il est possible de confondre des factures d’un exercice à l’autre. La facture 001 de 2021 va facilement se confondre avec la facture 001 de 2022. Il est donc préférable dans ce schéma d’ajouter un préfixe d’année au numéro de facture, pour éviter ce type de problème. Il est possible de démarrer au numéro de facture que l’on souhaite.

Numérotation continue

La numérotation continue à contrario de la précédente méthode, prend directement la suite de la numérotation de la dernière facture de l’exercice précédent. Elle implique donc d’avoir forcément fini de facturer sur celui ci avant de créer la première facture du nouvel exercice. Dès que vous aurez créé la première facture dans ce fonctionnement, il sera alors impossible de créer de nouvelle facture dans l’exercice précédent.

Émettre des factures sur deux exercices ?

Durant le début de votre nouvel exercice, il est possible que vous ayez à établir des factures sur l’ancien exercice et commencer à facturer en même temps sur le nouveau. C’est la date de facture qui déterminera la numérotation de la facture.

  • Si votre numérotation redémarre sur un nouveau numéro, cette fonction est possible. C’est la date de facture qui va décider comment numéroter la facture à la suite de celles existantes dans l’exercice.
  • Si votre numérotation est continue d’un exercice à l’autre, il faudra finir la facturation de l’ancien exercice avant d’établir la première facture.