Blog de ClicFacture

Ici on parle de facturation pour les entreprises...

La gestion des statuts vient d’être améliorée dans ClicFacture. Nous avons ajouté un certain nombre de statuts avec quelques comportements automatiques pour vous aider à suivre l’avancement de vos documents. Petite explication de ce qui change dans vos statuts de documents.

Des statuts ? pour quoi faire ?

La notion de statut dans ClicFacture n’est pas obligatoire. Il s’agit bêtement d’une étiquette qui permet de savoir où en est un document dans son cycle de vie au sein de la facturation. L’idée principale est de vous permettre en un clin d’œil de savoir où vous en êtes dans l’avancement de votre gestion commerciale et de ne surtout rien oublier. Si cette gestion vous semble superflue ou inadaptée à votre gestion d’entreprise, il suffit de l’ignorer tout simplement !

Chaque type de document dispose de statuts propres à son cycle de vie. Une facture ne suit pas la même logique d’évolution qu’un devis ou  bien qu’une livraison. Nous expliquerons plus loin, par type de documents, les différents comportements rencontrés.

Où trouve t-on le statut d’un documents ?

Le statut est indiqué en haut à droite d’un document en cours de consultation  :

En cliquant sur le statut du document il est possible de le faire évoluer manuellement. Une liste déroulante permet de choisir alors le nouveau statut que l’on souhaite réattribuer au document consulté.

Attention : certains statuts ne peuvent pas être modifiés manuellement, comme par exemple “payé” ou “annulé” pour une facture. Ces statuts sont hérités d’une situation de paiement qui est automatiquement appliquée. D’autres statuts évoluent automatiquement lors d’un événement, mais peuvent en revanche être modifié manuellement : envoyé, relance, en retard…

Suivi des statuts dans la liste des documents

Il est possible de consulter les statuts de tous vos documents dans la liste des documents  :

Vous pouvez accéder à la liste des documents (2) en cliquant sur l’icone du menu supérieur représentant une maison (1), consulter le statut de chaque ligne de document (5) ou bien sélectionner uniquement les factures, changer les dates de la période, ou filtrer uniquement sur un statut (3 et 4).
Pour rafraîchir la sélection, il faut cliquer sur la loupe (8). La colonne mail en (7) vous permet de savoir que le document a été envoyé par mail directement de la plateforme ClicFacture.
Vous pouvez enfin consulter directement le document en cliquant en début de ligne (6) (un double clic sur la ligne marche aussi).

Suivi des statut dans la console

La console affiche une étiquette de statut dans la console avec uniquement le code couleur : rouge pour négatif (retard, annulé, retour…), vert pour positif (payé, livré), bleu pour neutre (prêt, envoyé…), gris pour brouillon :

Il est possible de filtrer dans la console pour afficher une liste de documents avec un statut précis.
Il faut cliquer sur la liste déroulante (1) Toutes les factures et choisir un statut particulier (2).
Important : les factures soldées et non soldées (3) de ce filtre ne correspondent pas un statut à proprement parler. Il s’agit en fait des factures dont le restant dû est nul ou non nul. On peut retrouver ainsi les factures qui ont été payées ou bien celles qui ont été annulées par un avoir.
Important  : les devis transformés en factures de ce filtre correspondent aux devis qui ont fait l’objet d’une transformation automatique du devis en facture. Ne sont pas pris en compte les devis qui ont été acceptés, mais n’ont pas fait l’objet d’une transformation.

Astuce : pour remettre à zéro les critères de sélection vous pouvez cliquer sur le bouton situé en (4).

Les statuts dans les exports avancés

Les utilisateurs de la version TPE+ peuvent aussi profiter de la notion de statut dans les exportations vers excel. En rejoignant le menu STATS/Export avancés, il est possible en choisissant Liste des pièces ou Liste des lignes de pièces de :

  • filtrer les documents sur un statut particulier : je ne souhaite par exemple que les livraisons qui sont en statut retour par exemple.
  • d’inclure dans l’exportation excel le champs du statut du document. Il faut alors aller dans Paramètres pour choisir cette possibilité.

Particularités et comportements des statuts par types de documents

Le statut des devis

Les devis peuvent changer de statut entre :

  • brouillon : je n’ai pas fini mon devis, car il me manque une information (un prix, une quantité, une référence…). Au moment d’enregistrer mon devis je peux alors choisir de l’enregistrer au format brouillon. Je pourrai bien sûr modifier ce statut manuellement, ou bien enregistrer avec un statut prêt lors de sa modification.
  • prêt : mon document est prêt à être envoyé.
  • envoyé : en cliquant sur les icônes imprimer, télécharger ou email, le statut ‘envoyé’ sera immédiatement appliqué. Je pourrai bien sûr revenir au statut prêt manuellement si ce n’est pas le cas.
  • accepté : le statut change automatiquement en accepté lors de la transformation d’un devis en facture. Je peux aussi le modifier manuellement.
  • refusé ou abandonné : ces statuts sont à faire évoluer manuellement pour un meilleur suivi de vos offres dans ClicFacture.

Le statut des commandes

Les commandes disposent des statuts suivants : brouillon, prêt, envoyé, accepté.
Le principe d’utilisation est le même que pour les devis.

Le statut des livraisons

Les livraisons disposent de deux statuts supplémentaires :

  • livré : cette indication vous permet de confirmer une livraison sur l’information d’un transporteur par exemple.
  • retour : cette indication vous permet d’indiquer que pour cette livraison le client a refusé la livraison ou une partie de la livraison, ou bien vous a retourné de la marchandise.

Ces changements de statuts se font manuellement.

Le statut des factures

En plus des statuts précédemment évoqués :

  • en retard : ce statut se met automatiquement à jour lors de la connexion à ClicFacture. Il vérifie la date prévue de règlement par rapport à la date du jour et indique “en retard” si le délai est dépassé. Pour les paiement à réception, nous appliquons une tolérance de 7 jours pour commencer à appliquer le statut en retard.
  • payé : ce statut est automatiquement renseigné lors d’un règlement qui vient solder le restant dû de la facture qui a été envoyée. Si la facture n’est pas totalement payé, le statut restera sur envoyé ou en retard selon le contexte. Le statut payé ne peut pas être modifié manuellement, Il faut pour cela détacher ou supprimer les règlements associés pour pouvoir le faire.
  • annulé : le statut passe automatique en ‘annulé’ lors de la transformation d’une facture en avoir. Si l’avoir est partiel et qu’il existe des règlements par ailleurs, le statut restera en ‘payé’ à la condition que la facture soit soldée pour le restant dû. Le statut ‘annulé’ ne peut pas être modifié manuellement. Il faut pour cela détacher l’avoir de la facture (dans l’encours client) pour pouvoir le faire.
  • relance 1 et 2 : ces statuts sont renseignés automatiquement lors de la génération d’une relance. Ils peuvent être modifiés manuellement.

Le statut des demandes de prix

Les demandes de prix n’ont que trois statuts possibles : brouillon, prêt et envoyé fonctionnant sur les même principes que précédemment évoqué.

Les commandes fournisseurs

Les commandes fournisseurs disposent de statuts spécifiques de suivi en plus des statuts communs à tous les documents :

  • Réceptionné : pour valider la réception des produits
  • Facturé : pour signifier que la facture  bien été reçue
  • Payé : pour confirmer le règlement de la facture au fournisseur

Ces statuts varient manuellement sans automatisme.

Les autres types de documents

Il est possible dans ClicFacture de créer d’autres types de documents clients ou fournisseurs (tarif, prêt…). Les statuts associés se limitent à brouillon , prêt et envoyé.