Gestion automatique des factures d’acomptes dans ClicFacture

Beaucoup de professions nécessitent la facturation et l’encaissement d’un acompte lors de l’acceptation d’un devis. Jusqu’alors manuelle (et un peu fastidieuse…), la gestion des acomptes dans ClicFacture a été améliorée pour vous permettre un suivi plus automatique afin de gagner du temps et de la précision. Petit focus sur la fonction de génération d’une facture d’acompte.

Le devis au départ de la facturation des acomptes

Seuls les devis permettent un suivi automatique des factures d’acomptes. Il faut donc au départ à minima avoir saisi un devis. Dans le pied de page du devis, il est possible de renseigner pour le client le montant attendu de l’acompte soit en montant TTC, soit en pourcentage du TTC :

Le devis une fois validé,
vous trouverez dans la console à droite la nouvelle fonction Acompte.

En cliquant sur sur le bouton Acompte une boite de dialogue s’ouvre :

Le montant de l’acompte est repris depuis votre devis. Il reste possible de le modifier soit en montant, soit en pourcentage, si le montant de l’acompte est finalement différent, ou si vous aviez oublié de le renseigner tout simplement.

Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton CRÉER UNE FACTURE D’ACOMPTE.

La facture d’acompte

Le document est automatiquement généré avec un calcul différencié pour chaque taux de TVA. Ceci permettra de regrouper tous vos articles par taux de TVA, afin de faciliter le décompte final. Si vous n’avez qu’un taux de TVA ou pas de TVA, il n’y aura qu’une ligne d’acompte.

Cette facture est directement prête à être adressée à votre client. Il n’est pas possible de la modifier. On peut la supprimer tant qu’une nouvelle facture n’est pas établie, ou bien faire un avoir en cas d’erreur, si de nouvelles factures ont été émises entre-temps.

Votre facture d’acompte peut faire l’objet d’un règlement comme n’importe quelle facture. Elle sera suivie de la même manière.

La facture finale

Lorsque votre prestation arrive à son terme, vous allez pouvoir réaliser la facture finale. Il faut alors repartir du devis et cliquer à nouveau sur la fonction Acompte du devis. Vous trouverez un écran récapitulatif de l’acompte déjà versé en TTC et du montant restant à facturer en TTC toujours. Il vous suffit alors de choisir le bouton CRÉER LA FACTURE FINALE  :

Votre facture est prête !

Vous retrouvez l’ensemble des lignes de votre devis avec en déduction les lignes d’acomptes déjà facturé et regroupées par taux de TVA, si vous en avez plusieurs. Il est bien sûr encore possible de modifier le contenu de votre facture si des ajustements sont nécessaires : fournitures supplémentaires de travaux, produits etc…

Il est possible aussi d’enlever des prestations ou fournitures à la condition que la facture finale ne se retrouve pas avec un solde négatif, du fait de la déduction de l’acompte. Dans ce cas là,  il vaut mieux facturer le devis comme à l’origine, et ensuite faire un avoir sur les matériel ou les prestations concernées.

Comptabilisation des factures d’acomptes

Nous l’avons dit une facture d’acompte reste une facture. Au sens comptable nous débitons le compte client du montant TTC de l’acompte. En contrepartie la TVA et un compte spécifique d’Acompte sont crédités. La facture finale viendra solder le compte d’Acompte au débit, les produits seront enregistrés  ainsi que le solde des TVA au crédit, en contrepartie du solde TTC de la facture au débit du compte client.

Le compte d’acompte est donc temporaire. Il est soldé lors de la facturation finale.

Quelques astuces pour bien suivre vos acomptes

Il est possible de connaître la liste de vos devis ayant fait l’objet d’un acompte, ou n’ayant pas d’acompte en sélectionnant dans la liste des devis de la console le filtre « Tous les devis » : il ne vous reste plus qu’à choisir entre Devis avec ou sans acompte :

A partir d’un devis et en cliquant sur le bouton Acompte, vous connaissez automatiquement la situation avec l’indication de la facture d’acompte qui a été établie et la facture finale, si celles-ci ont été réalisées. Il est possible de cliquer sur le numéro de facture pour afficher directement la pièce en question.

A partir de la facture finale et en cliquant sur le bouton Information, il est possible de retrouver la pièce d’origine en l’occurrence le devis. Il est aussi possible de cliquer sur ce numéro pour afficher directement la pièce en question.

Gestion des acomptes perçus mais non facturés

Le suivi automatique des factures d ‘acomptes n’est utile que dans le cas où vous établissez une facture d’acompte. Si vous ne faites pas de factures d’acomptes, mais que vous percevez le règlement d’un acompte, nous vous conseillons de saisir cette information dans le bloc note de votre devis. Il faudra lors de la facture finale transformer votre devis en facture. L’intégralité du devis sera alors facturé sans déduction d’acompte sur la partie haute de la facture, puis-qu’aucune facture d’acompte n’a été établie.

Si vous aviez saisi un montant d’acompte dans le corps du devis, celui-ci sera déduit du TTC pour indiquer le restant dû à payer. Il suffira de contrôler dans le bloc note qu’un règlement a bien été perçu, pour conserver ou enlever cette information en bas de facture.

Vous pourrez, une fois la facture établie, saisir le règlement de l’acompte dans l’attente de recevoir le paiement final.

Nous rappelons que la facturation d’un acompte est obligatoire depuis 2013, avec la 3ème loi de finances rectificative pour 2012.