Loin d’être une coquetterie d’organisation propre à chaque entreprise, le numéro de facture obéit à des contraintes très précises pour lesquelles il faut absolument être vigilant notamment en cas de contrôle fiscal.
ClicFacture vous explique comment numéroter les factures dans votre entreprise en conformité avec les règles fiscales et comptables.
Plan de l’article
Comment numéroter une facture
Exemple de numérotation
Et pour les devis ?
La numérotation des factures : fonctionnement
La numérotation des factures est obligatoire et réglementée par la loi. Celle-ci prévoit que la facture doit contenir un numéro unique, basé sur une séquence chronologique continue. On parle d’un numéro de facture séquentiel qui va de 1 en 1.
Les règles à retenir pour bien respecter la législation :
- Unicité des numéros de facture : deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
- Pas de trou dans votre numérotation : on ne passe pas de la facture 1 à la facture 3. Sinon forcément on va vous demander la facture 2 !
- La numérotation doit respecter la chronologie. Une facture 2 ne peut pas avoir été établie à une date plus ancienne que la facture 1 par exemple. Il existe une tolérance sur le sujet, tant que le délai de quelques jours laisse supposer une comptabilisation plausible et probante de votre facturation en cas d’oubli.
- Une facture remise à un client ne peut pas être supprimée. Il faut procéder à un avoir qui va comptablement annuler la facture. Vous devrez impérativement remettre cet avoir au client en cas d’annulation de la facture.
- Il est possible d’associer un préfixe à la numérotation continue, par exemple l’année suivie du mois. Le compteur doit cependant rester continu, pour éviter tout litige dans la possible disparition d’une facture.
- Il est possible d’avoir un compteur commun entre les avoirs et les factures, mais également d’avoir deux compteurs différents et indépendants. Il faut en revanche s’en tenir une fois pour toute à la règle choisie.
- Vous pouvez démarrer la numérotation de votre facturation à un numéro différent de 1, notamment lorsque l’on démarre une activité pour des raisons de crédibilité.
- Le compteur de vos numéros de factures peut être remis à zéro lors d’un changement d’exercice comptable. Ce n’est pas obligatoire.
Source officielle : Bulletin Officiel des Finances Publiques
Exemple de numéro de facture admis par l’administration fiscale
| 2023-09-001 |
Ce numéro de facture indique ici que :
- la facture a été émise en septembre 2023
- le dernier numéro doit obligatoirement aller de un en un
- lorsque votre numérotation passera en octobre à 2023-10, le compteur ne doit surtout pas être remis à zéro. Il doit continuer à la suite du dernier numéro réalisé sur septembre.
Numéro de devis : quelles obligations ?
La numérotation des devis n’est pas réglementée comme pour les factures. Vous pouvez donc choisir et modifier complètement votre numérotation de devis à tout moment. La seule contrainte est de vous permettre de vous y retrouver facilement avec vos clients. Nous aurions tendance à vous conseiller de numéroter vos devis comme vos factures pour vous éviter tout stress inutile lorsque vous recherchez un document !
Comme pour les devis les numéros de commandes, de livraison, de réception ne sont pas réglementés.
L’organisation des numéros de factures dans ClicFacture
ClicFacture est un logiciel de facturation en ligne pour suivre simplement votre facturation. La numérotation est automatique. Pas de risque d’erreurs ou d’oublis souvent rencontrés dans Excel ou Word. Tout est géré et stocké en lieu sûr. Vous retrouvez rapidement vos documents…et votre comptable est rassuré ! ClicFacture permet définir les composant de votre numérotation. Un aperçu permet de visualiser rapidement la séquence de numérotation avec ses préfixes.
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Lien vers service public.fr
Votre avis nous intéresse !
Bonjour,
J’ai une question svp par rapport à la réglementation.
je comprends que lorsque j’émis une facture en janvier de 500 euros et que je dois rembourser 30 euros, je dois donc émettre une facture d’avoir négative de 30 euros avec la mention de l’ancien numéro de facture qui faisait 500 euros
par contre si sur une année je facture 20 euros tous les mois et qu’à la fin de l’année j’émis une facture dite de régularisation de -30 euros, est-ce que c’est considéré comme une facture d’avoir et que je dois afficher l’ancien numéro de facture ? sachant qu’il y a eu plusieurs facture qui ont été émise déjà de 20 euros tous les mois
merci
Bonjour,
Il n’est pas toujours nécessaire d’indiquer le numéro de facture à l’origine de l’avoir, surtout si comme dans votre cas la prestation est répartie sur un ensemble de factures. Il suffit juste de preciser dans le titre, par exemple, « Avoir de régularisation des facturations de la période du … au… »
Bonjour! J’ai une question par rapport à la numérotation des devis et des factures dans le cas d’une double activité comme c’est mon cas.
En résumé:
J’ai officiellement 2 activités au sein de ma micro-entreprise (1 seul et unique numéro de SIRET donc pour les 2 activités). Activité principale: création d’articles textiles hors habillement, et activité secondaire, le secrétariat à domicile. Le premier sera de la vente en ligne de mes articles, et le deuxième donc de la prestation de services.
Comment faire pour distinguer les devis et les factures de ces 2 activités distinctes ? Comment puis-je les numéroter ?
Est-ce que je pourrais, par exemple, nommer les devis de la façon suivante, par exemple:
Pour la vente de marchandises : VM
Pour la prestation de services: PS
Pour indiquer un devis: DE
Pour indiquer une facture: FA
Et si je devais faire un premier devis pour l’activité de vente de marchandises (vente des articles textiles que j’aurai préalablement créés), si je nomme le devis comme suit: DE-VM-2023-01-01, c’est à dire >>
DE(pour « devis »)-VM(pour « vente de marchandises »)-2023(pour l’année)-01(disons le mois de janvier juste comme un exemple)-01(numéro de la 1ère facture):
→ est-ce que je peux le faire de cette manière ? Auquel cas, la Facture qui sera reliée à ce devis s’appellera donc, logiquement, FA-VM-2023-01-01 ?
Et si, dans la foulée, je dois faire un devis pour l’activité de prestation de services, supposons, comment puis-je faire ?
Nommer par exemple le devis ainsi: DE-PS-2023-01-01 ? Et ensuite la facture y afférente aura le nom suivant: FA-PS-2023-01-01 ? … Ou bien, comme la partie numérotée « 2023-01-01 » aura déjà été mise, au préalable, sur la numérotation de la facture de la vente de marchandises, est-ce que du coup je devrai mettre FA-PS-2023-01-02 ?..
Et si je dois nommer la facture ainsi: FA-PS-2023-01-02 au lieu de FA-PS-2023-01-01, cela veut dire que le devis qui y aura été relié devra s’appeler DE-PS-2023-01-02 , au lieu de DE-PS-2023-01-01 ?
Et si, après, je dois faire un devis de nouveau pour la vente de marchandises, le devis devra s’appeler DE-VM-2023-01-02, ou DE-VM-2023-01-03 ?
Idem pour la facture afférente qui suivra ce devis. Devra-t-elle s’appeler FA-VM-2023-01-02 ou FA-VM-2023-01-03 ?
Je ne sais pas si cette question paraît assez claire. Peut-être que ce n’est pas ainsi que ça marche, mais je n’arrive pas à comprendre comment je peux faire pour bien numéroter les devis et les factures, en continuité, tout en séparant/distinguant les 2 activités qui sont bien distinctes. Le tout sous un seul et même numéro de SIRET, pour rappel.
Si vous avez des questions par rapport à ma question, n’hésitez pas. Merci d’avance pour votre attention sur ce sujet qui m’intrigue.
Mille mercis! 🙂
Bonjour,
Il n’est pas possible dans ClicFacture d’avoir une numérotation composée en fonction de l’activité. Vous pouvez manuellement saisir une information différenciatrice dans le titre du document, comme par exemple Vente de marchandise ou Prestation. Il sera en parallèle possible d’affecter un code statistique (Vente marchandises et Prestations) pour l’ensemble de la facture. Ceci vous permettra par la suite d’avoir des analyse de chiffre d’affaires par domaine d’activité par exemple. Pour en savoir plus : https://www.clicfacture.com/tutoriel-code-statistiques/
Autre possibilité, vous pouvez souscrire deux abonnements pour suivre indépendamment les facturations de vos deux activités. Il est possible de bénéficier d’un parrainage pour le deuxième dossier. N’hésitez pas à nous contacter téléphoniquement si notre explication n’est pas suffisamment claire.
bjr clic facture, est-il possible d’avoir une numérotation continue avec des dates non chronologiques ? Un client me demande de dater sa facture au 30/04/2022 pour qu’elle puisse rentrer dans son exercice comptable précédent, mais j’ai déjà émis plusieurs factures sur le mois de mai… Je suis un peu coincé parce que c’est un client important……est-ce que c’est légal d’antidater une facture? Merci
Bonjour Myziane;
la loi est claire en la matière, il n’est pas possible d’antidater une facture.
Dans la pratique, à plus forte raison avec un gros client, il est préférable de nuancer un peu le discours.
Même un expert-comptable vous conseillerait de ménager votre business en acceptant la demande du client et si elle est justifiée.
Tant que le décalage est dans la fourchette de quelques jours, il est envisageable et toléré de faire des entorses au règlement.
Vous pouvez prendre contact avec notre support pour avoir plus d’information à ce sujet.
Bonjour, je viens de créer ma micro entreprise, et je voulais savoir comment se passe la numérotation des factures lorsqu’on a une activité mixte ? Est ce que je dois faire deux numérotations distinctes l’une de l’autre ou une numérotation unique ? est ce uqe vous le faites sur votre logiciel? Merci bcp
Bonjour Pablo,
Non, il n’est pas nécessaire de numéroter vos factures avec des compteurs différents. Il s’agit de la même entité juridique.
ClicFacture vous permet de suivre vos montants de facturation de l’activité issue du service ou du négoce, indépendamment de la numérotation.
bonjour, est ce que je peux changer la configuration de la numérotation d’un exercice à un autre ? par exemple : pour l’exercice 2021 j’ai utilisé : année-numéro (2021-750 par ex) est ce que je peux le modifier en année-mois-numéro (2022-01-060) pour mon exercice 2022 ?
Bonjour,
Oui, il est admis de changer sa séquence de numérotation de facture lors du changement d’exercice.
Dans votre cas pas de soucis : c’est tout à fait possible.
Bonjour
Si je reprends l’exemple « si votre dernière facture de septembre était 2017-09-38, la première d’octobre devra être 2017-10-39 » et s’il n’y aucune facture avant le 5 février 2018, ça donne quoi? 2018-02-40?
Merci d’avance
Bonjour Anne
Effectivement vous avez raison, sur le principe du chrono de numérotation ininterrompue durant la durée de l’exercice comptable, et si nous sommes dans le même exercice comptable.
S’il y a eu une clôture entretemps, il est possible que le compteur ait redémarré à 1 (ce n’est pas obligatoire) ce qui donnerait 2018-02-01 ou bien 2018-02-40 si on choisit une numérotation continue à la clôture de l’exercice.
« Le compteur de vos numéros de factures peut être remis à zéro lors d’un changement d’exercice comptable. Ce n’est pas obligatoire. »
J’essaye, j’essaye… j’ai bien noté « Commencer la numérotation des factures à 1″… Mais rien n’y fait…. Pouvez-vous m’aider ?
Bonjour
Bien sûr, le plus simple est de nous adresser une demande de support depuis le logiciel.
Merci d’avance.
Bonjour,
J’utilise dans mon activité des facturiers autocopiant (micro-entrepreneur) vendus dans le commerce qui vont de n°1 à 50. Or je viens d’acheter un deuxième facturier qui possède bien sûr les mêmes numéros que le précédent. Comment dois-je procéder pour modifier le numéro de ces factures déjà numérotées ? D’avance merci !
Bonjour Laura,
C’est effectivement déconseillé de devoir continuer avec un numéro qui a déjà été utilisé durant le même exercice…
Je vous conseille d’acheter un carnet de factures avec des numéros vierges où vous pouvez renseigner le numéro de facture à la suite.
Le dernier cahier acheté servira pour le prochain exercice…
Autre solution : tester ClicFacture, c’est rapide, certainement pas bien plus cher que des carnets à l’année et en plus les numéros de factures sont gérés automatiquement sans limitation ! 😉
Bonjour, j´ai un logiciel pour faire les factures. La numération maintenant est 2019-03-0001, 2019-04-0001, 2019-06-0001… L´année, le mois, et le numéro 1 car il y a seulement une facture pour chaque mois (pas pendant le moi de mai). C´est automatique et je ne peux pas modifier ces numéros. Est-ce correct?
Merci bien pour votre aide.
Bonjour, non ce n’est pas légal. Vous ne pouvez pas réinitialiser le compteur de vos factures à chaque changement de mois. Il faut un compteur unique qui va de un en un durant tout l’exercice. Seul le passage vers un nouvel exercice peut justifier de réinitialiser le compteur. C’est le comportement de notre logiciel ClicFacture en tout état de cause.
Bonjour,
J’ai eu le problème similaire avec mes 3 premieres factures dont le numero finissaient pas 2019-05-01, 2019-06-01, 2019-07-01… je m’en suis rendu compte et je cherche la solution pour faire les corrections pour pouvoir aussi emmètre la prochaine facture avec le numéro correct (qui sera 2019-08-0004) . Est-ce que je peux emmètre les 3 factures rectificatives avec les numéros 2019-05-0001, 2019-06-0002 et 2019-07-0003?
Dans ce cas comment procéder dans mon livret de recettes pour rectifier?
Bonjour Catherine, difficile de vous répondre comme cela sans plus d’indications.
Nous vous invitons à nous contacter directement par le support logiciel : support@clicfacture.com ou bien 04 74 70 75 59.
Merci de votre compréhension.