Conservation des factures : combien de temps les garder ?

La conservation des factures d’une entreprise est obligatoire. Combien de temps faut il garder les factures une fois établies ? Sous quel format doit-on les conserver ? En est-il de même pour les devis, commande et les avoirs ? ClicFacture répond à toutes vos interrogations sur le délai de conservation des factures !

Combien de temps garder les factures d’une entreprise ?

Le délai de conservation des factures concerne les fournisseurs et les clients ainsi que toutes les pièces justificatives de la commande (devis, bons de commande, mails de commande). D’un point de vue légal, le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22).

Il faut donc garder toutes vos factures durant une période de 10 ans !

Conservation des factures au format électronique  ou papier ?

En théorie il n’est pas nécessaire d’imprimer des factures établies ou reçues au format électronique. Mais il faut garder à l’esprit que ces pièces doivent être disponibles en cas de contrôle durant une durée de 10 ans. Donc si vous ne les imprimez pas, archivez les dans un espace de stockage et d’hébergement sûr.

Par précaution nous vous invitons à les imprimer, surtout si vous n’êtes pas sûr de pouvoir maintenir les garanties d’hébergements ou de stockage dans le temps. Un disque dur ou une clef USB peuvent rencontrer de problèmes techniques, comme un renouvellement d’espace hébergé peut être oublié/perdu dans le temps…

Encore une fois le délai de conservation des factures est une affaire de bon sens.

Où stocker mes factures ?

Les fichiers doivent obligatoirement être stockés sur le territoire français, « dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration ».
Dans l’idéal, stocker vos données sur une clef USB ou bien sur le disque dur de votre ordinateur, et confier également le stockage à un hébergeur en cas de problème : Google drive, Apple ICloud, Hubic, Dropbox…

Pour ce qui concerne le délai de conservation des factures hébergées chez ClicFacture, pas de soucis à avoir : toutes les données sont stockées et répliquées en France.

Les sanctions en cas de contrôle

En cas de contrôle fiscale, l’absence de tenue ou l’impossibilité de pouvoir produire les documents demandés sont punissables d’une amende de 1 500 € pouvant aller jusqu’à 25 000 € dans le cas de fraude établie, et même jusqu’à une peine d’emprisonnement de 6 mois en cas de récidive.
Il reste que des sanctions peuvent aussi être prononcées au pénal dans le cadre d’une poursuite judiciaire avec des peines pouvant aller jusqu’à 225 000 € pour une personne morale et 45 000 € pour une personne physique.
La durée de conservation des factures et des documents d’entreprise reste donc un sujet d’attention essentiel à ne pas prendre à la légère dans la gestion d’une entreprise !

En savoir plus sur la conservations des factures : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134