Affectation automatique des comptes de produit

Il est fréquent que l’imputation comptable de vos produits obéisse à des règles d’affectation par taux de TVA, ou par type d’activité. ClicFacture a mis en place une procédure automatique pour bien ventiler vos comptes de produits sans erreur.

Plan du tutoriel
Création comptes produits
Usage des familles de produits
Affectations automatiques
Cas les plus simples
Tutoriel vidéo

Avant de définir les règles d’affectation, il faut en premier lieu créer vos différents comptes de produits qui seront employés dans la suite de la procédure.

Il faut pour cela rejoindre le menu COMPTABILITÉ/PLAN COMPTABLE, et rester dans l’onglet PLAN COMPTABLE.

Nous vous conseillons de sélectionner le type de compte : Produit. Vous pourrez ensuite : Cliquer sur le bouton AJOUTER UN COMPTE. Saisir le numéro de compte et son libellé associé. Cocher la colonne produit pour que ClicFacture comprenne la nature du compte. Enfin, ENREGISTRER votre travail. Si plusieurs comptes ont été créés, ils seront enregistrés à cette même occasion.

NB : c’est également dans ce menu qu’il vous est possible de créer des comptes de TVA différentiés par taux de TVA (4457XX). Il faudra en revanche cocher la colonne Général pour ce type de compte.

ClicFacture permet de s’appuyer sur le mécanisme des familles d’articles pour permettre une segmentation plus fine. Il est ainsi possible de distinguer des marchandises, des services ou tout type de subdivision vous permettant une ventilation appropriée pour la comptabilité. Chaque famille pourra disposer d’un compte comptable distinct, mais également pour chaque taux de tva employé à l’occasion d’une facturation.

Par défaut lors de la création d’un dossier, seule la famille Divers est disponible. Il est bien entendu possible d’en créer d’autres. Il faudra faire appartenir chacun des articles à la bonne famille pour bénéficier des automatismes d’affectation comptable. Si votre activité est simple sans distinction de type de produits, il est possible d’utiliser la famille Divers sans recourir à la création de nouvelle famille.

RQ : ClicFacture permet de faire appartenir un article à plusieurs familles. En revanche une famille principale doit obligatoirement être désignée. C’est cette dernière qui sera retenue pour l’affectation comptable.

Une fois vos comptes définis et vos familles créées, il faut choisir le menu COMPTABILITÉ/PLAN COMPTABLE et se rendre dans l’onglet PRODUITS.

cocher l’option ‘Affectation automatique des comptes de produits’ – Vous pourrez alors définir au sein de chaque famille  : le compte de produit utilisé par défaut si un autre compte n’est pas défini pour un taux spécifique pour chaque taux présent dans le dossier, le compte spécifique qui se substitue au compte par défaut. il faut veiller à ENREGISTRER votre travail avant de quitter cette page.

L’affectation est immédiate  : les transferts d’écritures sont à jour de vos nouvelles préférences. Il est encore possible de revenir modifier les paramètres tant que les écritures ne sont pas générées.

Si vous n’avez pas créé de compte(s) au préalable, vous pouvez le faire directement depuis le tableau en sélectionnant « Créer un compte comptable » dans la liste déroulante . Le libellé proposé reprendra automatiquement le nom de la famille ainsi que le taux de TVA sélectionné. Il est modifiable.

IMPORTANT : L’utilisation des affectations automatiques ne permet pas (ou plus) d’utiliser les fonctions manuelles de ventilation de l’onglet PRODUITS. On ne peut pas bénéficier des deux systèmes en même temps.

Exemple 1 : Vous n’avez qu’un taux de TVA et tous vos articles empruntent le même compte comptable.
Pour vous c’est très simple, il faut créer un compte de produit, et directement affecter à la famille Divers ce compte dans la colonne Par défaut.

Exemple 2 : Vous avez plusieurs taux de tva, mais un seul compte de produit par taux.
Pas besoin de créer de famille non plus, il suffira seulement de créer les comptes de produits par type de tva appropriés et ensuite de les affecter par colonnes à la famille Divers.

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