La facture proforma est un projet de facture qui présente la prestation d’une entreprise telle qu’elle sera facturée à son client. ClicFacture se propose de vous expliquer toutes les subtilités de ce document souvent méconnu en entreprise.
Définition
Pourquoi faire une facture pro forma ?
Quelles mentions doivent figurer sur ce document ?
Exemples de facture proforma
Facture proforma définition
Une facture pro forma est un document commercial non obligatoire qui s’apparente à un devis avec le formalisme d’une facture. Elle indique le prix, la description des produits ou du service, et s’accompagne souvent des conditions générales de ventes. En d’autres termes, la facture pro forma sert à faciliter les échanges commerciaux entre un client et son fournisseur. Elle remplace même le devis dans certaines professions.
Elle n’a cependant pas de valeur juridique, ni de valeur comptable. Elle peut être remise en cause lors des négociations et c’est uniquement lorsque le client confirme son achat que le fournisseur pourra convertir la facture proforma en facture définitive.
Elle n’est fournie qu’à titre indicatif, « pour la forme » de son terme originel hérité du latin, et ne remplace en aucun cas une facture.
Dans quels cas utilise-t-on la facture proforma
La facture pro forma est utilisée lors des échanges entre professionnels pour de multiples raisons :
- Lorsque des biens doivent être transmis sans exigence de paiement
Par exemple : expédition de produits de démonstration ou d’échantillons, de livraisons gratuites de pièces au titre de garanties ou d’exportations temporaires. - Dans le cadre de l’acquisition d’un bien d’équipement, d’un projet de construction ou de rénovation significatif,
la facture pro forma peut être utilisée par le futur acheteur pour obtenir un crédit auprès d’une banque ou bien une proposition de contrat d’assurance - Pour des transactions internationales, elle permet la délivrance d’une autorisation de douane.
Les mentions obligatoires d’un facture proforma
Les informations obligatoires à renseigner sur ce type de facture :
- la mention « Pro Forma » ou “Proforma »
- l’identification du fournisseur
- le nom du prospect ou client
- la date d’émission du document
- un numéro de facture pro forma (facultatif)
- le détail des marchandises ou prestations
- les quantités
- les tarifs hors taxes
- la TVA
- les délais de paiement
- les délais de livraison
- les déductions éventuelles
- la validité de l’offre
- les conditions particulières
Si la facture pro forma est émise pour une transaction internationale, elle devra aussi indiquer :
- la devise de facturation
- l’Incoterm (c’est-à-dire les conditions de la livraison : lieu d’enlèvement, assurance et transfert de propriété)
En revanche, ne doivent pas obligatoirement figurer sur une facture proforma, le numéro de TVA de l’acheteur, le numéro de facture, ni les mentions relatives au paiement.
Remarque : lorsque le client accepte les conditions d’achat et de vente, la date d’émission de la facture pro forma doit être remplacée par la date d’émission de la facture définitive.
Exemple et modèle de facture proforma
Modèle de proforma réalisé avec un logiciel de facturation
Ce modèle de facture proforma a été réalisé avec le logiciel de facturation ClicFacture.
Il peut être transformé en facture.
Exemple de facture pro forma Excel
L’exemple téléchargeable de facture proforma excel, vous permettra de réaliser vos propres documents. Il est possible d’y insérer votre logo et bien sûr vos coordonnées.
Téléchargez votre facture proforma sous Excel
Exemple de facture pro forma Word
Si vous souhaitez réaliser votre document dans un traitement de texte, nous vous proposons de télécharger gratuitement un exemple de facture pro forma word. Vous pourrez aussi y apporter votre propre personnalisation.
Téléchargez votre facture proforma sous Word
Plus d’informations sur la facture pro forma :
Vos questions sont les bienvenues !
Bonjour,
Est-ce que la TVA de la facture proforma doit figurer dans la déclaration de TVA de l’entreprise?
Bonjour Elodie,
Non , la tva d’une facture proforma n’est absolument pas exigible.
Seule la tva la facture définitive est à déclarer dans votre CA3.
l’importance de la feuille pro-forma ,mais ou se trouve le code que me demande la poste
merci pour l’information
Bonjour, la facture proforma de La Poste est un formulaire déclaratif permettant d’indiquer les marchandise qui vont transiter.
Pour ce qui concerne le code, le mieux reste de contacter les services de La Poste…
je ne comprends pas la différence avec un devis…
Bonjour, la différence entre un proforma et un devis est assez mince parfois, vous avez raison Fabien.
Disons qu’une facture proforma est pratiquement une facture sans l’être. En gros on peut se servir d’une facture proforma pour une demande de prêt ou pour une assurance.
Un devis a contrario est une proposition commerciale qui devra faire l’objet d’un bon pour accord.
vous dites que la proforma n’a pas de valeur juridique ni de valeur comptable. qu’est ce qui la différencie d’un bon de commande ?
Bonjour,
Nous n’avons pas dit que la proforma n’a pas de valeur juridique. Tout document émanant de votre entreprise a une valeur juridique. Ceci étant comme pour un devis ou un bon de commande, une facture proforma n’engage juridiquement que celui qui l’a émise. Seul le consentement écrit du client va transformer ce document en contrat (synallagmatique de vente). Donc entre bon de commande et proforma, c’est la même chose sur le plan juridique. Pour l’aspect comptable, c’est la même chose puisque ni le bon de commande, ni la facture proforma ne déclenche d’opération comptable. Seul l’établissement d’une facture occasionne une écriture comptable.