Depuis 2014, il est possible de prélever vos clients via la procédure SEPA mise en place par les banques. ClicFacture vous permet de générer vos fichiers de prélèvements au format attendu par les banques. Ce tutoriel vous en décrit le fonctionnement.

Pré requis pour utiliser les prélèvements SEPA

Avant de pouvoir utiliser les fonctions de prélèvements SEPA de ClicFacture, assurez-vous de disposer :

  • de l’abonnement à la formule TPE+ de ClicFacture : en cas de doute vous pouvez consulter l’information dans le menu paramétrages / Mon abonnement ClicFacture. Il vous est possible de souscrire à cette formule en cours d’année en nous contactant.
  • de vos informations bancaires : BIC et IBAN
  • des informations bancaires de vos clients prélevés : BIC et IBAN

Vos informations bancaires

La premier étape consiste à contrôler vos propres informations bancaires dans le menu Paramétrages / Info Structure :

Renseignez en 1. votre code IBAN et en 2. votre code BIC. Il faut ensuite cliquer sur enregistrer en haut de page.

Informations bancaires de vos clients

La fiche de votre client permet de renseigner les informations bancaires nécessaires à l’établissement des prélèvements SEPA :

Les codes IBAN et BIC sont obligatoires.

Le code RUM SEPA et la date de signature du mandat sont facultatifs. La Référence Unique de Mandat (RUM) est définie par vous-même en tant que créancier. Vous pouvez le faire manuellement ici à la condition de respecter leur unicité. Il est aussi possible de laisser ClicFacture la choisir pour vous, lors de la génération du fichier de prélèvements (voir plus bas).

Mise en place de l’échéancier de prélèvement

Pour permettre à ClicFacture de générer des prélèvements, il est indispensable de mettre en place un échéancier de règlements pour les factures concernées.

A partir  la fiche client ou du menu Règlement/Dossier des règlements, vous devez accéder à l’encours de votre client :

Vous pouvez ensuite sélectionner le menu Échéancier :

En cliquant sur le bouton Générer un échéancier, une fenêtre de paramétrage apparaît :

  1. Choisissez ici la facture qui va être concernée par l’échéancier de prélèvement. Il est aussi possible de prendre le solde restant dû pour regrouper plusieurs soldes de factures réunis.
  2. Cette option permet de choisir un montant fixe de prélèvement jusqu’à extinction des montants à percevoir, avec un solde de clôture sur la dernière échéance. Par exemple une facture de 190 €  avec des montant de 50 € donnera 4 échéances dont la dernière sera de 40 €.
  3. Cette option (en alternative au 2.) fixe le nombre d’échéances de prélèvements SEPA. Le montant sera alors réparti en plusieurs échéances égales avec le solde d’arrondi sur la dernière échéance.
    En reprenant l’exemple du 2. avec 4 échéances, chaque échéance sera de 47,50 €.
  4. Vous choisissez la date de démarrage de votre échéancier et aussi quelle date dans le mois les prélèvements seront effectués.
    Par exemple si vous choisissez la date du 12 janvier pour démarrer votre échéancier avec une date de prélèvement les 1ers jour de mois en indiquant 1, la première échéance sera fixée le 1er février.
    Important
    : le type de règlement doit impérativement être renseigné avec le choix : Prélèvement (PRV). Pour tout autre type de paiement les échéances ne seront pas reprises dans les fonctions SEPA qui suivent.
  5. Vous pouvez ensuite valider votre échéancier qui va vous proposer une liste d’échéances de ce type :

Il est possible d’agir sur les montants 1. ou les dates 2. d’une ou plusieurs échéances en cliquant sur le bouton Enregistrer au dessus de l’échéancier.  Attention : la modification ou la suppression manuelle d’un montant d’échéance pourra générer des écarts entre la facture et le total des règlements. Assurez-vous bien de vérifier la cohérence de vos changements avant de les enregistrer.
Dans ce tableau vous noterez que l’arrondi de division du montant total de la facture et du nombre d’échéances est équilibré sur la dernière échéance.

Vous pouvez supprimer une ou plusieurs échéances en cliquant sur la corbeille en début de ligne d’échéance.
Un bouton réinitialiser les échéances vous permet de tout supprimer et recommencer votre échéancier si vous le souhaitez.
Les échéances déjà payées seront néanmoins conservées. Une case à cocher est disponible pour les afficher dans la liste des échéances.

Génération du fichier de prélèvement

Une fois votre échéancier constitué, il faut choisir le menu de Prélèvement SEPA dans les Règlements :

Vous pourrez visionner les différentes dates de règlements disponibles (4.) pour l’ensemble de vos échéanciers clients :

  1. Cette option vous permet d’automatiser la génération de mandats lorsque vous ne l’avez pas encore faire sur la fiche client. La génération viendra mettre à jour votre fiche client pour les prochaines fois.
  2. Lorsque vous avez défini en 3. la date de prélèvement, ce bouton vous permet de télécharger le ficher SEPA au format xml à transmettre à  votre banque. Il conviendra de contacter votre banquier pour qu’il vous transmette la procédure d’importation de ce fichier vers votre banque.
  3. Vous définissez ici la date pour laquelle vous souhaitez générer un fichier de prélèvement.
  4. La liste des dates de prélèvements vous permet de connaitre le nombre de prélèvements clients pour chacune, et de savoir si ils ont déjà été réalisés. Il est possible de consulter le détail des prélèvements pour chaque échéance en cliquant sur le l’icone PDF.

Lorsqu’un fichier de prélèvement est généré, l’information de paiement est automatiquement mise à jour dans l’échéancier client. L’échéance prélevé est alors déclarée comme payée.

Envoyer un relevé financier à votre client

A tout moment vous pouvez adresser à un client un relevé financier des différentes factures échéancées en choisissant l’option Impressions / Documents Clients. La colonne de gauche vous permet de sélectionner Relevé financier  : vous pouvez ensuite filtrer et choisir la ou les factures à intégrer au relevé financier.

Le relevé récapitule le contenu de la facture et surtout indique au client les échéances payées et à venir.

 

 

 

 

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