note de credit-avoir sur factureA l’occasion d’une erreur de facturation ou d’une rectification commerciale, il est parfois nécessaire de faire un avoir pour vos clients. Il est important de bien comprendre le fonctionnement d’une facture d’avoir et sa place dans la comptabilité de votre entreprise. ClicFacture vous explique comment faire un avoir et ne pas vous tromper. Vous trouverez également dans cet article un modèle d’avoir à télécharger.

Avoir définition : note de crédit ou avoir comptable ?

En fait il s’agit de deux termes pour désigner la même opération. Le terme note de crédit est plus couramment utilisé en Belgique et en Suisse. Un avoir sur facture est plus généralement employé en France.

Pourquoi faire un avoir ?

La première idée à retenir, c’est qu’un avoir est une facture d’annulation. Rédiger une facture d’avoir c’est en fait annuler la part de chiffre d’affaires réalisée à l’occasion d’une précédente facture.  Il est important de bien suivre vos avoirs pour ne pas vous retrouver dans la situation gênante de déclarer du chiffre d’affaires qui n’aura pas généré de paiement, donc de trésorerie pour votre entreprise.

Quand doit-on faire un avoir ?

On établit un avoir pour rectifier ou annuler un facture. Les occasions susceptibles de générer des avoirs sont multiples. Nous allons passer en revue toutes les situations qui pourraient être à l’origine de la création d’un avoir :

Avoir commercial

On peut faire avoir commercial pour résoudre un litige suite à un problème de livraison d’un service ou d’un bien. Il peut s’agir par exemple d’un retard de livraison ou bien de la qualité du produit et/ou de la prestation jugée insuffisante. La marchandise a pourtant bien été livrée et facturée, mais vous jugez qu’à titre commercial, il est normal de diminuer le prix a posteriori pour garder de bonnes relations avec votre client. Vous établirez alors un avoir partiel du montant de votre facture soit d’un montant défini, soit en pourcentage du montant déjà facturé.

Cas pratique

Exemple d’avoir commercial : votre article a été livré avec 15 jours de retard, votre client est furieux. Vous décidez de lui accorder une remise de 10% à titre commercial, mais la facture à déjà été transmise pour un montant de 1000 € HT (1200 € TTC). Vous allez donc rédiger un avoir de 10% du montant de la facture auquel il faut appliquer la TVA. Le montant de l’avoir sera de 100 € HT (120 € TTC). Il faut donc considérer que votre montant de TVA déclarée sera de 180 € (200-20). Votre chiffre d’affaires sera lui de 900 € (1000 -100). L’idéal pour votre client est d’indiquer dans l’avoir le numéro de facture correspondant. Cela lui permettra de déduire le montant de l’avoir et de ne payer que la différence. S’il a déjà payé la facture, vous devrez établir un chèque de remboursement de l’avoir ou déduire le montant sur une prochaine facture.

Modele-avoir-note-de-credit

Modèle d’avoir partiel sur facture

Avoir suite à un retour de marchandise

Il peut arriver qu’un client vous retourne la marchandise parce qu’elle ne correspond pas à ses attentes, ou qu’une prestation soit annulée tout simplement. Si la facture a déjà été établie il faudra réaliser un avoir total de la facture.

Cas pratique

Exemple d’avoir suite à un retour de marchandise : votre article a été livré mais votre client se rend compte que ce n’est pas le produit qu’il souhaitait. Vous acceptez de reprendre l’article. La facture a déjà été transmise pour un montant de 1000 € HT (1200 € TTC). Vous allez donc établir un avoir total de la facture. Le montant de l’avoir sera de 1000 € HT(1200 € TTC). Il faut donc considérer que votre montant de TVA déclarée sera de 0 €. Votre chiffre d’affaires sera de 0 € (1000 -1000). Pour simplifier la gestion de votre client, il est préférable d’indiquer dans l’avoir le numéro de la facture annulée. Cela lui permettra ne pas payer le montant de celle-ci. S’il a déjà payé la facture, vous devrez établir un chèque de remboursement de l’avoir ou déduire le montant sur une prochaine facture.

Modele-avoir-note-de-credit

Modèle d’avoir total sur une facture

Avoir suite à une erreur

En fin de mois il peut arriver que l’on facture vite, parfois trop vite…Les risques d’erreurs sont multiples. Dans tous les cas il faut choisir entre annuler totalement ou partiellement la facture pour repartir sur une nouvelle facture ou  l’annulation pure et simple de la facture. Il est toujours préférable de refaire une facture entièrement si les erreurs sont importantes.

Quelques exemples des erreurs les plus souvent rencontrées : 

  • Facturation du mauvais client : j’ai facturé l’entreprise X alors qu’il fallait facturer Y ! Il faut alors procéder à un avoir total de X et refacturer Y.
  • Erreur sur les prix facturés : Si l’erreur est en défaveur du client, il faut faire un avoir partiel de la facture. Si l’erreur en votre défaveur, il faudra faire une facture complémentaire.
  • Erreur sur le contenu de la facture : il faut alors refaire la facture avec le bon contenu et annuler totalement la première facture par un avoir total.
  • Erreur de double facturation : j’ai facturé deux fois le client X pour la même prestation/livraison. Il suffit simplement de supprimer la dernière facture en trop en réalisant un avoir total de celle-ci. Votre client continuera à devoir la première facture établie.

Numérotation d’un avoir comptable (ou note de crédit)

Il n’existe pas de loi précise sur le sujet. Reste qu’un avoir est une facture. Il faut donc bien veiller à respecter les règles de numérotations relatives aux factures :

Tous savoir sur la numération des factures

Il est possible de choisir entre :

Une numérotation des avoirs continue avec vos factures

Vous avez déjà réalisé 12 factures, la dernière portant le numéro 12. Vous devez établir un avoir de la facture n°7. Votre avoir portera le n°13 et votre prochaine facture le n°14.

Une numérotation des avoirs séparée des factures

Vous avez déjà réalisé 12 factures, mais vous avez choisi de dissocier la numérotation des factures et des avoirs. Votre première avoir portera le n°1, le prochain n°2 et votre prochaine facture le n°13.

Comment faire un avoir comptable ?

Nous l’avons déjà dit un avoir est une facture. Il convient donc de reprendre les informations classiques d’une facture avec quelques ajustements :

  • indiquer le terme Avoir en début de document
  • indiquer le numéro de facture auquel se réfère l’avoir : c’est plus pratique pour le client !
  • indiquer le montant de l’avoir HT et TTC avec la TVA relative aux prestations/produits vendus
  • il n’est pas nécessaire d’indiquer le net à payer et les conditions de paiement de votre client, puisqu’il ne s’agit pas d’une facture à régler.
  • il est possible d’indiquer les modalités de compensation de l’avoir : Remboursement par chèque n°XXXX, ou avoir à déduire sur la facture n°XXX, ou avoir à valoir sur une prochaine facture…

Exemple d’avoir à télécharger au format Excel

Si vous êtes une petite structure il est probable que l’utilisation d’un formulaire excel, comme pour vos factures, puisse suffire. Attention à bien numéroter et stocker vos fichiers de façon ordonnée pour ne pas vous perdre dans votre gestion commerciale.

Modele d’avoir-exemple d’avoir gratuit à télécharger-ClicFacture

avoir comptabilite

Pourquoi utiliser une gestion commerciale pour faire ses avoirs ?

Vous l’avez bien compris, suivre des avoirs peut devenir un travail relativement fastidieux. Outre la numérotation à bien respecter, il faut bien sûr être capable de vite retrouver quelle facture annulée est lié à quel avoir client, et en parallèle, suivre les règlements de ses clients en fonction. Un logiciel de facturation tel que ClicFacture vous permettra :

  • de suivre automatiquement la numérotation de vos avoirs clients
  • de faire un avoir automatiquement à partir d’une facture, sans devoir ressaisir l’adresse du client
  • de reporter automatiquement le numéro de facture sur l’avoir concerné
  • de mettre à jour le solde de l’encours de vos clients
  • d’exporter des écritures comptables pour votre expert comptable
  • Tutoriel pour réaliser un avoir dans ClicFacture : tutoriel sur la gestion des avoirs.

Le gain de temps est considérable, et en plus de bien gérer vos avoirs, vous pourrez suivre vos factures, devis, règlements…en quelques clics de souris. Pour moins de 8,25 € ht par mois, c’est l’assurance d’être serein pour votre suivi de facturation.

Faites l’essai c’est gratuit pendant 30 jours sans obligation de souscription.
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