Facturer est un acte quasi quotidien de toute entreprise. Mais une fois établies, quel délai de conservation des factures doit on observer ? En d’autre terme pendant quelle durée et sous quel format doit-on les conserver ?

Délai de conservation des factures : que dit la Loi ?

Le délai de conservation des factures concerne les fournisseurs et les clients ainsi que toutes les pièces justificatives de la commande (devis, bons de commande, mails de commande). D’un point de vue  légal, le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22).


Doit-on imprimer les pièces électroniques générées par ClicFacture ?

En théorie ce n’est pas nécessaire. Mais il faut garder à l’esprit que ces pièces doivent être disponibles numériquement en cas de contrôle durant une durée de 10 ans. Par précaution nous vous invitons à les imprimer régulièrement et les stocker en lieu sûr aussi, surtout si vous n’êtes pas sûr de pouvoir réunir et maintenir ces garanties dans le temps.

Délai de conservation des facturesSi vous arrêtiez la collaboration avec ClicFacture (snif) ou bien votre activité (re snif), ces documents devront être stockés en lieu sûr, disponibles et imprimables facilement. L’option d’export des factures pdf de ClicFacture se trouve dans le menu impression / export des factures de l’exercice.

Vous pourrez choisir d’exporter au format pdf ou bien compressé dans un fichier zip. Ces fichiers sont bien entendu à stocker en lieu sûr et n’excluent pas une impression en parallèle pour plus de sécurité. Encore une fois le délai de conservation des factures est une affaire de bon sens.


Où stocker ensuite mes données de facturation ?

Les fichiers de ces doubles électroniques doivent obligatoirement être stockés sur le territoire français, « dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration ». Essayez donc de privilégier un partenaire d’hébergement qui vous garantisse la localisation de vos données en France. Pour ce qui concerne le délai de conservation des factures hébergées chez ClicFacture, pas de soucis à avoir : toutes les données sont stockées et répliquées en France.


Les sanctions en cas de contrôle

En cas de contrôle fiscale, l’absence de tenue ou l’impossibilité de pouvoir produire les documents demandés sont punissables d’une amende de 1500 € pouvant aller jusqu’à 25 000 € dans le cas de fraude établie, et même jusqu’à une peine d’emprisonnement de 6 mois en cas de récidive.
Il reste que des sanctions peuvent aussi être prononcées au pénal dans le cadre d’une poursuite judiciaire avec des peines pouvant aller jusqu’à 225 000 € pour une personne morale et 45 000 € pour une personne physique.
La durée de conservation des factures et des documents d’entreprise reste donc un sujet d’attention essentiel à ne pas prendre à la légère dans la gestion d’une entreprise !


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En savoir plus sur la conservations des factures : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134

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